Begreppet affärsupphandling används för att beskriva de aktiviteter som är relaterade till inköp av varor och tjänster för en affärsenhet. Upphandling eller inköp är en viktig administrativ funktion som använder sig av kostnadsreduktion och långsiktiga strategiska planeringstekniker för att hantera utgående kostnader. Området affärsupphandling har tre primära fokusområden: anbud, leverantörshantering och strategiska inköp.
Människor som arbetar med företagsupphandling är kända som inköpsproffs. Det finns tre huvudsakliga befattningar inom upphandling: inköpare, inköpsansvarig och inköpschef. En köpare ansvarar för att hantera inköp av råvaror från utvalda leverantörer. Upphandlaren sköter anbuds- och leverantörsvalsprocessen. Inköpschefens huvudansvar är den övergripande driften av avdelningen och förhandlingar med stora dollarvärdeleverantörer.
Anbudsförfarande är processen att bjuda in potentiella leverantörer att granska ett detaljerat kravdokument och lämna sitt anbud på verksamheten. Kravdokumentet innehåller det totala dollarvärdet och kontraktets längd, vilken typ av produkt eller tjänst som krävs, kvalitetskrav och avtalsvillkor. En betydande mängd civilrättsliga stämningar är baserade på brister eller upplevd partiskhet i anbudsprocessen. Att följa lämplig affärsprocess och säkerställa ett rättvist och öppet anbud är mycket viktigt.
Det finns tre termer som vanligtvis används vid företagsupphandling: begäran om förslag (RFP), begäran om information (RFI) och offertförfrågan (RFQ). Vilken typ av svar som krävs anges i dokumentets brödtext, tillsammans med datum och kontaktinformation. Alla tre termer används för att beskriva en process när leverantörer antingen bjuds in att svara eller kraven publiceras på en offentlig webbplats eller ett upphandlingsverktyg, vilket gör att ett stort antal leverantörer kan svara. Datum är mycket viktiga i denna process, och om du ignorerar deadlines eller missar dem kommer svaret att uteslutas. Se till att få ett kvitto med tid- och datumstämpel som anger när dokumenten togs emot av inköpsavdelningen, för att undvika uteslutning.
Leverantörshantering inkluderar att säkerställa avtalsefterlevnad, fungera som den primära kontakten för frågor relaterade till service och tvistlösning, samt hantera eventuella betalningar eller klausuler som förhandlas in i kontraktet. Även om mycket ansträngning fokuseras på den initiala anbudsgivningen och skrivningen av kontraktet, är leverantörshantering den enda metoden för att säkerställa att företaget faktiskt får de förväntade besparingarna. Effektiv förvaltning resulterar i lägre driftskostnader, effektiva tjänster och en starkare förhandlingsposition under nästa förhandlingsrunda.
Strategiska inköp är processen för planerade inköp. I en typisk organisation lämnar varje avdelning sina planerade inköp för året till budget- eller inköpsavdelningen. Personalen letar efter gemensamma drag eller möjligheter att kombinera relaterade produkter. Dessa mindre inköp kan sedan läggas ut på anbud, vilket ger flera leverantörer möjlighet att tillhandahålla dessa varor och tjänster. Sammantaget resulterar denna process i lägre inköpskostnader för organisationen.