Förändring är mer en del av verksamheten idag än någonsin tidigare, och den är konstant. Förändringsledningsteorin syftar till att hjälpa anställda, chefer – och i förlängningen, verksamheten självt – att lätt anpassa sig till fördelaktiga förändringar. Detta kan vara en svår uppgift om personalen inte personligen tycker att en förändring är värd besväret. Förändringsledningsteorin försöker anpassa en organisations intresse av förändring med alla dess medlemmars intressen.
I en given situation kan förändringar relatera starkare till strukturen, tekniken eller strategin i en organisation, eller så kan den vara fokuserad på personalens attityder och beteenden. Det är vanligt att en större förändring inom ett av dessa områden kommer att kräva tillämpning av förändringar även inom de flesta andra. Förändringshanteringsteori tittar på hur man identifierar och synkroniserar sådana nödvändiga förändringar. Till exempel, om ett nytt intranät är inrättat för att förbättra ett företags interna kommunikation, kommer anställda att behöva genomgå utbildning i att använda systemet – strukturella förändringar – och kommer också behöva känna sig bekväma med den nya tekniken – attityder och beteenden.
Eftersom det är lättare att ändra teknik och, på pappret, jobbroller och företagsmål än att ändra människors uppfattning, handlar förändringsledningsteorin ofta om att hitta sätt att motverka personalens motstånd mot förändring. Motstånd uppstår av många anledningar. I vissa fall blir människor helt enkelt skrämda av förändringar, rädsla att de inte kommer att kunna hänga med och att ett nytt sätt att göra något kan vara svårare. Ibland har det ingenting med svårighet att göra; förändringar gör ofta arbetet lättare, men det finns fortfarande en ovilja att ta till sig förändring på ett känslomässigt plan. En anställd som i åratal har skrivit, undertecknat, stämplat och för hand levererat PM till kollegor kan känna sig upprörd av att se denna process – och i förlängningen en aspekt av hans eller hennes arbete – bli föråldrad av ett nytt system för e-postmeddelanden.
En människa kan vara den mest adaptiva varelsen på planeten, men han eller hon kan fortfarande vara envis. Påståenden som ”det känns bara inte rätt” och ”Jag kan få det gjort dubbelt så snabbt på det gamla sättet” är vanliga och indikerar denna vanedjurs engagemang för att hålla saker och ting bekanta. Människor accepterar förändring när de förstår värdet av det och inte känner att det devalverar något de anser vara viktigt. De kan känna att ett äldre sätt att göra saker är viktigt av flera skäl, allt från en uppriktig tro på att det gamla sättet är bättre till en känsla av lojalitet mot föregångare och tradition.
Förändringsteorin främjar kommunikationsstrategier, utbildningsprogram och konsultationer som ett sätt att övervinna personalens tvivel och rädslor. En av de viktigaste förändringsledningsprinciperna är att alla medlemmar i en personal ska hållas informerade och få känna sig delaktiga i beslut om förändring. Chefer för organisationer kan ibland känna sig överväldigade av möjligheten att genomföra stora förändringar. Konsulter specialiserade på förändringshanteringsmetoder tas ibland in för att vägleda dem genom processen.