En förändringshanteringsprocess är en serie affärsmetoder som används för att kontrollera och hantera förändringar inom ett stort system eller en organisation. Termen används oftast inom systemteknik eller stora byggprojekt. Syftet med förändringshantering är att säkerställa att det finns en tydlig kommunikation mellan kunden och tjänsteleverantören om den begärda variationen från de accepterade specifikationerna, inverkan på tidslinjen och den beräknade kostnaden för dessa förändringar. En extra bonus till denna process är valideringen av auktorisationen för ändringsförfrågningarna.
Hela förändringshanteringsprocessen består av tre punkter: begära ändringen, utvärdering av tid och kostnad för att göra ändringen och implementera ändringarna. Dessa steg förblir desamma om projektet är ett informationsteknikprojekt eller ett byggprojekt. Det är värt att notera att en strikt efterlevnad av en formell förändringshanteringsprocess erkänns av domstolarna som ett giltigt verktyg för att hantera ändringar av kontrakt. Ändringar som begärts och godkänts genom processen måste betalas av byrån, oberoende av beställarens behörighet. Det antas att företaget utformat en affärspraxis som följde dess interna godkännandeprocess.
För att hantera önskemålen om förändringar utformar många företag ett formulär som ger all nödvändig information. Ett formulär för ändringsförfrågan kräver till exempel vanligtvis namnet på begäranden och hans eller hennes titel, affärsmotiveringen för begäran, den funktionalitet som krävs och de övergripande konsekvenserna. Namnen på de ansvariga och vilka som ska testa och acceptera ändringarna ingår också. Vid mottagande och granskning av formuläret tilldelar systemadministratören ett spårningsnummer till begäran.
Den person som är ansvarig för systemet eller projektet granskar nu förfrågningsdetaljerna och beräknar de resurser som krävs, tidsfördelning och eventuella kostnader förknippade med implementeringen av denna förändring. Under denna process kan det finnas frågor eller förtydliganden som krävs från begäranden. Denna information ingår i formuläret för ändringsförfrågan.
Om kostnaderna accepteras läggs begäran vanligtvis till en prioriterad lista med andra ändringsförfrågningar, som en del av ändringshanteringsprocessen. Arbetet är tilldelat ett specifikt område, som kommer i kontakt med system- eller projektledaren för att klargöra krav och göra nödvändiga ändringar. I en IT-miljö görs dessa förändringar i ett testsystem. Det är testarnas ansvar att se till att ändringarna uppfyller deras ursprungliga krav och inte skapar negativa resultat. Efter framgångsrikt slutförande av testningen flyttas ändringarna till produktions- eller livesystemet. Eventuella problem eller nya problem som skapas som ett resultat av denna ändring granskas och kan resultera i ytterligare cykler av ändringar, testning och implementering.