En chef är vanligtvis någon som har en högre nivå i ett företag, till exempel en chef eller biträdande chef. Administration tar hand om den personens behov och de behov som chefen måste möta för att göra sitt jobb ordentligt. Vanligtvis innebär exekutiv kontorsadministration att ta hand om kontorsbehoven och vissa personliga behov hos en anställd på hög nivå så att han eller hon framgångsrikt kan utföra arbetet. Sådan skötsel kan innebära många olika saker.
När människor tittar på utbildningsprogram för kontorsadministration, får de ofta höra att dessa kommer att förbereda dem för att hantera små kontor eller att ta befattningar på lägre nivå som sekreterare eller administrativ assistent. Antalet anställda på ett kontor kan diktera position och ansvar, och vissa människor driver ett helt kontor med en titel som verkställande sekreterare. Administration översätts inte nödvändigtvis till ledning av ett kontor, vilket är en viktig skillnad att göra när människor väljer karriär.
I huvudsak utför all supportpersonal på chefens kontor någon form av verkställande kontorsadministration. Jobb som kan utföras eller utföras dagligen inkluderar att svara i telefon, ta meddelanden och boka tider. Alla anställda på kontoret kan använda stenografi för att spela in dikterade brev och sedan skriva dessa, korrekturläsa dem, få en signatur och skicka ut dem. De flesta kontor måste också föra register över sin verksamhet, och administrativa assistenter eller sekreterare kan vara ansvariga för att underhålla ett filsystem, arkivera alla register och ta ut nödvändiga filer, allteftersom de behövs.
Arkivering är inte nödvändigtvis på papper längre, och den verkställande kontorsadministrationen kommer sannolikt att använda flera företagsdatorprogram för att upprätthålla vissa register. På samma sätt, medan det tidigare kan ha varit den vanligaste kommunikationskällan att svara i telefoner och skriva brev, kan en person som arbetar inom kontorsadministration idag sms:a, tweeta eller mejla till personer inom eller utanför kontoret. Det är fortfarande troligt att personer som ingår i administrationsteamet kan ha någon direkt kontakt med allmänheten eller med andra i verksamheten som stannar till på kontoret för möten eller för att prata med chefen, och vissa anställda kan behöva störa sig för det verkställande om han/hon inte är tillgänglig för besök eller långa möten.
En del av denna administration är att se till den verkställande maktens behov. Dessa kan inkludera att underhålla kalendrar för honom eller henne, göra eller avboka möten och schemalägga transporter och resplaner efter behov. Arbetet kan också innebära mer personliga uppgifter som att kommunicera datum och tider med chefens familj eller plocka upp saker som kemtvätt.
Högst upp i den verkställande kontorsadministrationen är ledningen, och dessa anställda kan delta i alla ovanstående aktiviteter, samtidigt som de leder kontoret och eventuella anställda. Detta kan innebära att de fungerar som arbetsledare, har makten att anställa, sparka eller disciplinera, och att de håller möten eller annan kommunikation med anställda för att hålla kontoret igång smidigt. För alla nivåer av anställda på dessa kontor är målet att arbeta professionellt och effektivt för att stödja befattningshavarens arbete. Uppenbarligen kan typ av arbete variera med varje chefs titel och typ av företag för vilket kontorsarbetare och chef är anställda.