Om du arbetar från ditt hem med hjälp av en dator, modem, fax, e-post eller andra elektroniska medel för att utföra ditt jobb och kommunicera med din arbetsplats, arbetar du på ett virtuellt kontor. Med andra ord, du distansarbetar. Även om en virtuell anställd kan använda företagets e-postadress, postadress och anknytning, arbetar han fortfarande från en extern plats.
Ett virtuellt kontor behöver dock inte nödvändigtvis vara ett rum i en persons hem. En bärbar dator på ett hotell eller till och med på stranden duger. I de flesta fall inrättas en person som arbetar från denna typ av kontor tack vare sin anställningsort. All utrustning tillhör hemmakontoret och ska återlämnas vid uppsägning från det företaget.
Den virtuella kontorsarbetaren behöver inte nödvändigtvis vara anställd. Han kan också vara någon som äger sitt eget företag och jobbar hemifrån eller på resande fot via laptop och trådlös anslutning. Ägaren av kontoret kan också vara en oberoende entreprenör eller frilansarbetare, utan anknytning till en specifik verksamhetsort.
Fördelarna med ett virtuellt kontor är många. Till exempel minskar eller hålls många omkostnader, såsom el, till ett minimum för företaget med virtuella anställda. Distansarbete eliminerar också trånga kontor. Som en extra fördel kan den virtuella anställde gå med på lägre lön i utbyte mot förmågan att arbeta utanför sitt hem.
Att arbeta på ett kontor av det här slaget minskar en frustrerande pendling. En virtuell kontorsarbetare kan arbeta i pyjamas eller svettas om han är så benägen, vilket eliminerar kostnaden för en dyr affärsgarderob. Utgifter som kontorsmateriel kan antingen faktureras tillbaka till hemmakontoret eller skrivas av på hans skatter. Distansarbete kan till och med eliminera kostnaden för dagvård eller en barnvakt på heltid. Den virtuella medarbetaren kan arbeta utan distraktioner från ett hektiskt kontor. Han kommer inte att avbrytas av en kollegas telefonsamtal, kontorsskvaller eller ett sista minuten-möte.
Det finns också nackdelar med ett virtuellt kontor. Att arbeta själv är ensamt och många virtuella anställda saknar kamratskapet med ett kontor. Det finns också många distraktioner hemma, som kylskåpet, telefonen, internet, barnen och grannskapsfrågor. Det krävs en disciplinerad person för att kunna arbeta i en virtuell atmosfär.
Om ett virtuellt kontor låter som att det skulle vara en bra idé för din situation, skulle du vara klokt att göra all nödvändig forskning. Att sätta upp ett virtuellt kontor kan vara dyrt eftersom du behöver all nödvändig hårdvara och mjukvara. Det skulle också vara en bra idé att undersöka skattekonsekvenserna för både arbetsgivaren och arbetstagaren. I de flesta fall överväger dock fördelarna vida riskerna.