Det vanliga substantivet identifierar helt enkelt en person, plats eller sak på ett vanligt, allmänt sätt utan behov av versaler. Däremot används egennamn för att identifiera en specifik person, plats eller sak och kräver vanligtvis en stor första bokstav. Till exempel, när man hänvisar till någon ”zoo” används ett vanligt substantiv, men när man hänvisar till ”San Diego Zoo” används ett egennamn istället.
Den främsta utmärkande faktorn när man identifierar vanliga substantiv är hur de beskriver något, någonstans eller någon. De vanliga substantiven ”sångare” eller ”president” blir riktiga och versaler när de används mer specifikt som ”Madonna” eller ”Barack Obama.” En generisk term som ”dresser” är också vanligt tills ett varumärke, som ”Broyhill®” läggs till.
Vanligtvis föregås av en artikel, som ”ett”, ”ett”, ”det”, ”det här” eller ”det”, kan ett vanligt substantiv beskriva en person, plats eller sak såväl som flera samtidigt. När ett vanligt substantiv har en grupperingseffekt kallas det för ett samlingssubstantiv. Till exempel visar den här meningen ett vanligt substantiv som också är ett kollektivt substantiv: ”Laget vann matchen.”
När ett vanligt substantiv består av mer än ett ord kallas det ett sammansatt substantiv. ”Brandmannen kom till huset” använder ett vanligt sammansatt substantiv. Andra exempel är ”polis”, ”svarta tavla” och vanliga substantiv som kan vara två ord, som ”glass” eller ”rymdstation”. Dessa kallas också för substantivfraser.
Den viktigaste skillnaden är att vanliga substantiv är generaliserade termer och egennamn är specifika. Stora bokstäver hjälper läsaren att göra den distinktionen. Vanliga substantiv kommer inte att skrivas med versaler om de inte visas i början av en mening eller som en del av en titel.
Vanliga substantiv kan också vara abstrakta eller konkreta, räknebara och oräkneliga. Abstrakta användningsområden behövs för att beskriva idéer eller känslor, som hat eller kärlek. Konkreta substantiv som beskriver en sett och hörd person eller sak kan vara riktiga eller vanliga. ”Paul behövde tänka på ett bättre ord” och ”Eleven behövde tänka på ett bättre ord” använder båda konkreta substantiv, men den förra meningen använder en riktig form medan den senare använder den vanliga formen. När de grupperas tillsammans kan dessa substantiv antingen vara räknebara eller oräkneliga. Med andra ord är vanliga substantiv som ”student”, ”bönor” och ”stol” kvantifierbara, men vanliga substantiv som ”jord”, ”solljus” och till och med ”avsky” anses oräkneliga eftersom de inte kan mätas exakt totalt.