Ett förfallokort är ett enkelt dokument som ger information om det datum då ett specifikt kontrakt löper ut. Ett kort av denna typ används i ett antal miljöer, särskilt inom försäkringsbranschen. Tanken bakom ett utgångskort är att fungera som ett sätt att varna alla parter som är inblandade i avtalet om att förhållandet kommer att upphöra vid ett visst datum om inte lämpliga åtgärder vidtas för att förnya avtalet för en ytterligare period.
En av de vanligaste tillämpningarna av utgångskortet finns med försäkringsskydd. Med olika typer av hälso-, bil- och livförsäkringsplaner kan ett uppsägningsdatum inkluderas i de grundläggande villkoren som styr förhållandet. När det datumet närmar sig tjänar utgångskortet till att påminna leverantören om att avtalsperioden närmar sig och det är dags att diskutera förnyelse av täckningen med den försäkrade. Genom att använda den här typen av tidshanteringsverktyg kan en agent alltid vara medveten om vilka kundförsäkringar som är planerade att löpa ut inom de närmaste 30 dagarna och göra arrangemang för att kontakta dessa kunder för att förnya planerna och upprätthålla flödet av inkomster till försäkringen leverantör.
Tillsammans med spårning av uppsägningsdatum på försäkringsplaner kan ett förfallokort också användas som en del av processen att spåra alla typer av affärsavtal. Till exempel kan ett företag som tillhandahåller varor eller tjänster till en kund till reducerat pris använda denna metod för att inleda nya diskussioner med kunden flera veckor före detta uppsägningsdatum. Detta kan vara viktigt, eftersom det kan betyda skillnaden mellan att kunden väljer att förnya för ytterligare en period till samma pris, eller att välja att ta emot förslag från konkurrenter.
Medan ett traditionellt utgångskort är ett fysiskt kort som används som en del av ett tickler-filsystem, integrerar många programvarupaket idén med kortet i sina grundläggande funktioner. En försäljningsdatabas kan innehålla möjligheten att skapa ett virtuellt utgångskort som innehåller grundläggande information om ett kundkontrakt, inklusive uppsägningsdatum. Slutanvändaren kan sedan ställa in systemet så att det genererar en varning en viss tid innan avtalet upphör, vilket gör det enkelt att schemalägga ett telefonsamtal eller e-postmeddelande till kunden och påbörja arbetet med att förnya avtalet. Tills uppgiften är slutförd eller avvisad kommer systemet ofta att fortsätta att påminna användaren om att behovet av att kontakta klienten fortfarande är under behandling.