Ett upphandlingssystem är vanligtvis ett datoriserat system utformat för att hantera upphandlingsprocessen. Upphandling är en term som används för att beskriva inköpsaktivitet för ett företag eller en organisation. Det finns två primära typer av upphandlingssystem: elektronisk upphandling och standardupphandling. Båda typerna av system är allmänt tillgängliga och ingår ofta i en företagsresursplanering (ERP) eller redovisningsprogramvara.
Även om funktionen som tillhandahålls varierar beroende på programvara, inkluderar ett typiskt inköpsverktyg inköpsrekvisitioner, inköpsorder, varuinleveranser och fakturahantering. Utöver dessa kärnkrav inkluderar de flesta system en rad rapporteringsverktyg. Inbyggda godkännandeprocesser, kontroller och medelshanteringsverktyg är vanligtvis standard i de större produkterna.
Det primära konceptet med upphandling är att avancerad planering, schemaläggning och gruppköp kommer att resultera i kostnadsbesparingar, effektivare affärsdrift och därmed ökad lönsamhet. Ett upphandlingssystem används för att hantera denna process, vilket ger handläggningstid för fakturor, spårning av totala utgifter per varutyp, såväl som finansiella åtaganden och kassaflödeshantering. Den fullständiga implementeringen av ett upphandlingssystem resulterar vanligtvis i betydande förändringar av den befintliga affärsprocessen, eftersom systemet kommer att kräva att vissa interna kontroller och rutiner finns på plats.
Ett elektroniskt upphandlingssystem kallas även e-upphandling. Denna term används för att beskriva programvara som gör det möjligt för köpare att få tillgång till leverantörens kataloger via Internet, samt att acceptera elektroniska fakturor. Köparna väljer sitt material, anger vilka konton som ska debiteras för köpet och skapar en inköpsorder i bokföringssystemet. All inköpsrelaterad aktivitet genomförs i det elektroniska systemet, vilket minskar pappersarbetet och ökar effektiviteten.
Elektronisk fakturahantering tillåter utvalda företag att ytterligare effektivisera fakturagranskning och godkännande. Uppgifterna dirigeras sedan genom en serie online-godkännanden innan de behandlas för betalning i redovisningssystemet. Denna typ av upphandlingssystem är mycket populärt i stora företag, där upphandlingskontrakt finns på plats för att hantera utgiftsaktivitet. För dessa företag ger minskningen av personalens tid för fakturahantering en utmärkt avkastning på investeringen.
Ett standardupphandlingssystem är helt integrerat med det bokföringsprogram som används av organisationen. All inköpsaktivitet spåras och hanteras genom denna modul, vilket gör att företaget kan kontrollera utgifterna och spåra möjligheter till större besparingar. Rapporter, analyser och interna kontroller är alla inbyggda i denna typ av programvara och är utformade utifrån bästa praxis. Implementeringen av ett upphandlingssystem är ett av de enklaste sätten att förbättra den operativa effektiviteten.