Ett underhållsledningssystem är ett system som hjälper företag att hantera tillgångar och utrustning så att verksamheten kan löpa smidigt och produktivt. Den vanligaste och mest föredragna typen av system de senaste åren är det datoriserade underhållshanteringssystemet (CMMS), som använder specialdesignad programvara för att hantera register. Programmet ska spåra frågor som är relevanta för en verksamhet så att viktiga uppgifter kommer att slutföras.
Datoriserade underhållssystem föredras ofta framför pappersarbete eftersom de tenderar att vara snabbare och möjliggöra en mer effektiv användning av arbetskraft. Mindre tid ägnas åt att göra handskrivna poster för att dokumentera och spåra uppgifter. Några av de vanligaste funktionerna i ett CMMS är att föra en lista över tillgångar, lagerkontroll, spåra schemalagt och icke-schemalagt underhåll och se till att säkerhetsprotokollen följs.
Mjukvaran som används för att driva ett datoriserat underhållssystem kan representera en betydande kostnad. Företagsledare kan utvärdera om det är en bra investering genom att projicera om systemet kommer att öka tillgångens livslängd, minska driftskostnaderna och ge snabbare tillgång till underhållsrelaterade rapporter. Till exempel använder sjukhus ofta ett CMMS eftersom nedbrytning av viktig utrustning kan leda till liv eller död för patienter. Ett CMMS är också användbart för tillverkningsföretag som driver mycket utrustning.
För att upprätta ett underhållsschema med ett datoriserat underhållshanteringssystem måste ett företag först ange register över sina tillgångar. Detta inkluderar information om tillgången som dess namn och serienummer, när och var den köptes och avdelningen där den finns. Förebyggande underhåll kan inkludera inte bara schemat för utrustningsunderhåll, utan tillgången på arbetspersonal. Vid behov kan CMMS också lista vilken typ av underhåll som behövs för utrustningen.
Ett datoriserat underhållshanteringssystem kan användas för att hantera en rad detaljer som rör pågående underhåll och utrustningshaveri. Detta inkluderar kostnader för arbete och övertid, eftersläpningar av arbete, tiden det tar att utföra reparationer och produktivitetsbortfall på grund av utrustningshaveri. Att registrera haverier av utrustning kan hjälpa till att avgöra om det är lönsamt att fortsätta reparera utrustningen eller byta ut den.
En annan fördel med ett CMMS är att det kan ställa in ett protokoll som anställda ska följa när utrustning går sönder. Detta kan öka effektiviteten eftersom samma kommandokedja följs varje gång. För stora företag med mycket utrustning kommer meddelanden sannolikt att göras via ett datorsystem. Till exempel kan en produktionsarbetare meddela lämplig underhållsavdelning genom att ange informationen på en dator som finns i ett arbetsområde. En underhållsövervakare skulle sedan spåra och kontrollera allt arbete som rör reparationsförfrågan.
Innan man bestämmer sig för ett datoriserat underhållssystem bör företagsledare för ett företag utvärdera vilka funktioner programvaran måste ha. Det är också bra att ha en lista över funktioner som skulle vara bra att ha och de som är onödiga. Baserat på denna information kan ett CMMS utformas för att möta ett företags behov.