Ett tillgångsregister är ett redovisningsverktyg som används för att spåra individers eller en organisations tillgångar. Det finns ett par olika stilar och varianter, och registret kommer nödvändigtvis att se olika ut beroende på detaljerna i vad som spelas in. De mest grundläggande exemplen är lite mer än loggar, och dessa kan registreras på papper eller i en anteckningsbok. Mer sofistikerade register lagras elektroniskt, ofta med hjälp av en sofistikerad spårningsprogramvara som kan redogöra för saker som fluktuationer i värde över tid och beräknade skatteskulder. Den vanligaste typen av register är förmodligen ett anläggningstillgångsregister (FAR), som spårar endast anläggningstillgångar. Ett alternativ är ett ”aktuellt” register, som håller reda på mer flytande tillgångar som kontanter till hands som kommer in och går ut med mer regelbundenhet.
Förstå anläggningstillgångar
Anläggningstillgångar definieras i allmänhet som tillgångar som inte är lätta att omvandla till kontanter. Tomter, byggnader, maskiner och fordon är några av de vanligaste exemplen. Immateriella rättigheter ingår vanligtvis också; detta avser tillgångar som inte är materiella, inklusive patent, upphovsrätt, varumärken och goodwill. Medan ett aktuellt register skulle innehålla föremål som förnödenheter, förbetalda tillgångar och kontanter till hands, ingår endast tillgångar som är en standarddel av en organisations avskrivningsverksamhet i en FAR.
Huvudsyfte
Ett av de viktigaste syftena med ett tillgångsregister är att förenkla journalföringen. Dokumentet blir en referens för affärsändamål och för tillgångsspårning, och kan även användas för avskrivningsändamål. När organisationer beräknar avskrivningar för anläggningstillgångar uppdateras registret. Det erbjuder en komplett lista på en plats över alla tillgångar, vilket ger ett enkelt sätt för revisorer att hitta information om tillgångarna och deras värden.
Register är också särskilt användbara när ett företag beräknar avskrivningar. Detta är en standarddel av redovisningen där en del av varje tillgångs värde kostnadsförs under en viss period. Avskrivningar beräknas i allmänhet årligen i skatte- och försäkringssyfte. En FAR innehåller namnet på varje tillgång och tillgångens bokförda värde. I redovisning är det ”bokförda värdet” av en tillgång tillgångens ursprungliga värde minus det totala avskrivna beloppet.
Tillgångsspårning och inventering
Många företag använder register som ett sätt att spåra tillgångar över flera avdelningar och divisioner. Organisationer inventerar ibland för att verifiera existensen av alla tillgångar och för att föra en huvudlista över vad som finns och var. Helst bör då registret innehålla alla tillgångar som företaget äger. I de flesta fall matchar en anställd varje post i registret med den faktiska tillgången.
Användbarhet för revision
Revisorer använder också dessa register som en del av standardiserade revisionsförfaranden. Det är viktigt i organisationer att registret är helt korrekt. Revisorer verifierar existensen av tillgångar med hjälp av slumpmässiga metoder. När detta inträffar väljer revisorn en tillgång från listan och inspekterar tillgången fysiskt. Denna verifieringsprocess används för att säkerställa att organisationens bokföring är exakt.
Skapande grunder
När man skapar register initialt använder organisationer vanligtvis ett systematiskt tillvägagångssätt med tillgångar listade i alfabetisk ordning eller kanske efter plats. Oavsett vilken metod som väljs krävs ofta ett märkningssystem. Detta består av att märka tillgångar med lättlästa siffror. Dessa nummer finns också listade i registret för att göra det enklare att fastställa tillgångarnas fysiska placering. När företag äger ett stort antal olika tillgångar är märkning av tillgångarna avgörande i processerna för tillgångsverifiering.
De flesta organisationer använder ett program speciellt utformat för att spåra tillgångar. Ett program hjälper till att organisera tillgångslistan och är unikt skapat för att ge revisorer möjlighet att spåra varje objekt och värdet på varje. Andra organisationer spårar ägodelar genom ett kalkylprogram eller en mall för tillgångsregister.