Ett representationskontor är ett företagskontor med begränsad funktionalitet som öppnas i en jurisdiktion där verksamheten ännu inte har tillstånd att bedriva verksamhet. Denna typ av kontor kan öppnas i vissa inhemska situationer, men den har en specifik juridisk definition i internationella handelsförbindelser som är erkänd i de flesta länder runt om i världen. Länder definierar vanligtvis ett representationskontor på samma sätt men skiljer sig något åt i vilken typ av verksamhet som kontoret har tillstånd att bedriva i landet.
Företag måste vara licensierade eller registrerade för att verka i varje jurisdiktion där de planerar att vara närvarande. En närvaro är inte bara försäljning av varor genom en agent i jurisdiktionen, som en detaljhandel, utan hänvisar till faktisk verksamhet i jurisdiktionen, såsom att underhålla ett kontor eller en produktionsanläggning. I USA måste ett företag först registrera sig i en stat för att börja sin verksamhet och sedan registrera sig som en utländsk enhet i varje stat där det planerar att vara närvarande. Ett amerikanskt företag som vill etablera ett kontor eller en anläggning i Kina måste vara korrekt registrerat i USA och även få tillstånd från Kina för att verka som en utländsk enhet inom sina gränser.
I internationella handelsförbindelser söker en utländsk enhet som vill etablera verksamhet i ett annat land tillstånd att inrätta ett representationskontor eller ett filialkontor. Ett representationskontor har endast behörighet att bedriva viss begränsad verksamhet i värdlandet. Detta kan inkludera att upprätthålla en närvaro för att introducera människor till företagets produkter, gå på mässor och distribuera prover, göra marknadsstudier och genomföra andra typer av preliminära aktiviteter som inte inkluderar tillverkning eller försäljning av produkter.
Ett filialkontor har betydligt större befogenheter att bedriva verksamhet. Det kan sätta upp faktiska verksamheter, köpa och sälja produkter och utföra de flesta funktioner som ett registrerat företag har rätt att utföra enligt lag. Företag som etablerar filialkontor i ett land har åtagit sig att stanna kvar på den marknaden, eftersom en licens för att etablera ett filialkontor vanligtvis kostar betydligt mer än ett för att inrätta ett representationskontor.
Den viktigaste inhemska situationen där begreppet representationskontor används är inom bankväsendet. Banker måste erhålla en licens för att bedriva verksamhet från den jurisdiktion som kommer att reglera deras verksamhet. I USA kan detta vara en statlig regering. Om den är licensierad av en stat kan banken endast verka inom den staten. Om det vill etablera en närvaro i en annan stat kan det inrätta ett representationskontor, men kontoret kommer bara att kunna tillhandahålla vissa typer av kundservice, såsom att utföra lånedokument, och kan inte acceptera insättningar eller genomföra några andra penningtransaktioner .