Ett redovisningsinformationssystem är det system av metoder och processer som företag använder för att upprätthålla information om affärs- eller finansiella transaktioner. Historiskt sett involverade detta system pappersreskontra, journaler och andra finansiella rapporter. Företagsägare och revisorer var ansvariga för att aktivt använda dessa reskontra och journaler för att upprätthålla korrekta finansiella register när de driver sin affärsverksamhet. Informationsteknologins framsteg har gjort det möjligt för företag att omvandla detta bokföringsinformationssystem till en automatiserad process med hjälp av datorer, servrar och bokföringsprogram.
Redovisningscykeln är en drivkraft i de flesta företags redovisningsinformationssystem. Denna cykel inkluderar att identifiera och analysera transaktioner, skapa och bokföra journalposter till huvudboken, förbereda ett provbalans, skapa justeringsposter, förbereda ett justerat provsaldo, skapa bokslut, slutföra konton med bokslutsposter och generera ett slutligt provsaldo och bokslut för räkenskapsperioden. Dessa grundläggande steg hjälper företag att utveckla sina bokföringsinformationssystem, vare sig de är manuella eller datoriserade.
Bokföringsprogrampaket består vanligtvis av flera olika moduler baserade på den traditionella manuella redovisningsprocessen. Moduler inkluderar allmän redovisning, anläggningstillgångar, leverantörsskulder, kundfordringar, löner och andra specialmoduler. Varje enskild modul skapar ett system där företag kan flytta information genom stegen i redovisningscykeln. Möjligheten att överföra denna information elektroniskt kan förbättra företagets noggrannhet och aktualitet för rapportering av finansiell information.
Datoriserade redovisningssystem kräver ofta att företagets anställda fokuserar mer på att granska information som samlats in från olika affärsavdelningar snarare än att mata in affärsdata. Detta system tillåter enskilda revisorer att bearbeta mer information på kortare tid än traditionella pappersreskontra. Bokföringsprogram kan också ha automatiska interna skyddsåtgärder som kontrollerar korrektheten och giltigheten av finansiell information med hjälp av en intern granskningsprocess. Denna process begränsar ofta mängden grundläggande datainmatningsfel och annan meningslös information från att komma in i redovisningsinformationssystemet.
Företag kan välja att använda ett hybridt redovisningssystem som involverar både manuella och datoriserade redovisningsprocesser. Vissa typer av affärsinformation eller finansiell information, såsom leverantörsfakturor, lönetidrapporter och avtalsavtal, kan behöva granskas av en revisor. Att använda ett hybridsystem kan ge en bättre granskningsprocess eftersom redovisningsanställda kan ifrågasätta finansiell information och be om feedback innan de lägger in information i redovisningssystemet. Den manuella granskningen kan också krävas av företagets interna kontroller. Dessa interna kontroller säkerställer att ingen information läggs in i ett företags bokföringsprogram som är felaktig eller representerar högre ekonomiska förpliktelser än tidigare förutsett.