Provbalansen är en bokföringslista som visar början och slutsaldo för alla konton som ingår i bokuppsättningen. Detta kalkylbladsformat gör det möjligt att utvärdera om de totala debiteringarna för den angivna perioden är i balans med det totala antalet krediter som genererats för samma period. När det finns ett verkligt provsaldo kommer de totala krediterna och de totala debeterna att vara lika.
Att använda ett provsaldo för att kvalificera den aktuella statusen för bokföring är användbart på flera olika sätt. En av de viktigaste sakerna med att förbereda ett sådant saldo är att snabbt och enkelt identifiera när debeter och krediter inte är lika. Genom att köra denna typ av saldo regelbundet gör detta det möjligt att snabbt identifiera en specifik redovisningsperiod där en obalans uppstått och snabbt korrigera den.
Av denna anledning väljer många företag att köra ett provsaldo på minst en månadsbasis. Beroende på faktureringscykeln som används av företaget, kan det vara användbart att förbereda arbetsbladet för saldot varannan vecka. Ju kortare period som är under övervägande, desto lättare är det att identifiera orsaken till obalansen och ta hand om situationen innan det blir en stor redovisningsfråga.
I många fall är varje skillnad mellan krediter och debiteringar som dyker upp i ett provsaldo inget annat än ett bokföringsfel som inträffade någon gång under den aktuella tidsperioden. När så är fallet kan felet vanligtvis upptäckas med lätthet och ett tillstånd av jämlikhet återställs mellan debiteringar och krediter.
En provbalans är särskilt effektiv för att hjälpa till att identifiera ett dubbelt bokföringsfel. Ofta leder skillnaden mellan krediter och debiteringar snabbt till en specifik kontering som felaktigt kan ha skrivits in i två olika kolumner eller konton inom den övergripande uppsättningen av böcker.
Samtidigt kan provsaldot indikera en ojämlikhet som skapats genom att en kredit eller debitering lagts in på fel konto. När så är fallet kan det vara lite mer tidskrävande att hitta felet, eftersom det kommer att innebära att man granskar varje inlägg för den angivna perioden och bekräftar att inlägget har skett på rätt konto och under rätt klassificering.
Att köra provbalansen är vanligtvis en föregångare till utarbetandet av andra finansiella dokument, såsom en inkomst- och kostnadsredovisning. Genom att se till att alla debeteringar och krediteringar som bokförts under perioden är korrekta är det lättare att förbereda rapporter och andra dokument baserat på redovisningsdata.