Ett preliminärt kvarstadsbesked är en handling som meddelar en villaägare och en totalentreprenör att en person eller ett företag har för avsikt att lämna kvarstad i ägarens fastighet, dennes bostad. Den person eller det företag som gör gällande rätt till panträtt är en panträttssökande. Ett preliminärt kvarstadsbesked krävs vanligtvis när en panträttssökande inte har ett direkt avtalsavtal med en husägare. I dessa fall är panträttssökande vanligtvis underleverantörer eller leverantörer till en huvudentreprenör som utför för husägarens tjänster som att bygga eller ombygga ett hem. En panträtt, i detta fall, fungerar som en belastning på fastigheten, vilket innebär att husägaren inte kommer att kunna sälja bostaden utan att rensa bort panten och riskerar att utmäta bostaden för att tillgodose betalningen av skulden.
Varje jurisdiktion kommer att specificera vad ett preliminärt kvarstadsmeddelande måste innehålla. Den ska vanligtvis beskriva den egendom som är föremål för panträttsanspråket. Den ska även innehålla den kvarstadssökandes namn, adress och telefonnummer. I det preliminära kvarstadsbeskedet ska även namn, adress och telefonnummer till den huvudentreprenör som ingått avtal med kvarstadssökanden anges. Om det inte finns någon huvudentreprenör måste den kvarstadssökande identifiera den person eller enhet som mottagit tjänsterna eller varorna.
En kvarstadssökande måste vanligtvis delge det preliminära kvarstadsmeddelandet med bestyrkt post, begärt returkvitto, per handleverans eller per fax med verifiering av mottagandet. Om kvarstadssökanden underlåter att delge det preliminära kvarstadsbeskedet korrekt och med det angivna innehållet, kommer en domstol sannolikt att vägra att verkställa kvarstaden. Dessutom kräver många jurisdiktioner att en kvarstadssökande delger det preliminära meddelandet om kvarstad inom en angiven tid, vanligtvis inom 60 dagar efter att de tillhandahållit tjänsterna eller leveranserna. En domstol kommer att förneka det fulla värdet av en kvarstad till en kärande om käranden inte håller tidsfrister som fastställts i lag. Varje jurisdiktions tidsramar kommer att variera.
Efter att en kvarstadssökande har lämnat ett preliminärt kvarstadsmeddelande, kan han fortsätta att lämna in en faktisk panträtt på egendomen i enlighet med de tidsramar som fastställts i hans jurisdiktion. Panträtten kommer vanligtvis att innehålla kraven från kvarstadssökanden, namnet på fastighetsägaren, namnet på huvudentreprenören, en redogörelse för kontraktet och en beskrivning av fastigheten. Kravbeskedet är det belopp som husägaren eller huvudentreprenören måste betala till den kvarstadssökande. Den kvarstadssökande måste underteckna kvarstaden inför en notarie som svär på riktigheten av panträttens innehåll. Panträttshavaren ska då lämna kvarstaden till den länsskrivare där fastigheten är belägen.