Ett småkassakonto är inte en typ av bankkonto utan mer en fond som upprätthålls i ett företag. Småkassabeloppet innehåller en liten summa kontanter och används främst för inköp när det skulle vara oseriöst att använda checkar, betalkort eller kreditkort. Kontanterna kan också användas för att göra växling om det inte finns tillräckligt i kassan. Endast en eller två personer tilldelas småkasskontot och alla pengar som tas ut eller placeras på redovisas i en bok. Kontanterna förvaras i en låsbox och förvaras vanligtvis på affärsstället.
Småkassakonton används alltid för att lagra en liten summa pengar. Det vanligaste beloppet är runt $100 US Dollars (USD) för småföretag som inte har många utgifter. Större företag kan behålla upp till 1,000 XNUMX USD, men vanligtvis inte mer än så eftersom högre belopp ökar potentiell förlust om stöld inträffar. För att förvara småpengarna är de vanligtvis inlåsta i en låslåda som förvaras på företaget.
Syftet med ett småkasskonto är att ha en liten pool av pengar för när småköp ska göras. Kontot kommer till spel när ett köp är så litet att det inte är värt besväret med att gå igenom de formella kanaler som krävs för att få en checkklipp eller för att få tillstånd att använda ett företags kredit- eller betalkort. Byte kan också göras från småkassakontot när det inte finns tillräckligt med kontanter i kassan och om ingen är tillgänglig för att få pengar från banken kan småkassan tillfälligt fylla på registret.
Närhelst pengar tas ut från eller placeras på småkasskontot, markerar någon beloppet. Om t.ex. $5 USD tas ut, även om det finns växel över från några köp, markeras $5 USD som ett uttag. Detta säkerställer att det inte sker någon stöld och ser också till att chefer vet exakt hur mycket pengar som finns på kontot. När ändringen returneras noteras den också.
Få personer inom ett företag har tillgång till småkassakontot. Mer sannolikt kommer det att finnas en eller två personer som ansvarar för kontot. Om det är en person kommer han eller hon att ansvara för att ta bort kontanter från kontot och fylla på kontot, tillsammans med att markera eventuella uttag eller insättningar. Om det är två personer är det antingen båda personerna som har kontroll över pengarna och bokföringen eller så är en person tilldelad pengarna och en annan tilldelad bokföringen.