Ett papperslöst kontor är en arbetsmiljö som arbetar med de flesta eller alla sina dokument i digital form, lagrade elektroniskt och lättillgängliga. Det bygger på idén att många av tidigare pappersbaserade funktioner på traditionella kontor har blivit digitaliserade. När datorer blev allestädes närvarande i den västerländska arbetsmiljön, började opinionsbildare föreställa sig en arbetsplats där att bedriva affärer digitalt inte bara skulle effektivisera affärsprocessen, utan också i stort sett eliminera behovet av papper.
Grundtanken bakom det papperslösa kontoret är att dokument i de flesta fall och i de flesta branscher inte behöver skrivas ut. Kontrakt kan till exempel skapas på ett kontor, e-postas till parterna och undertecknas elektroniskt, där varje part tillhandahåller en bestyrkt kopia av det undertecknade dokumentet. Ritningar kan lagras och nås online, med konstruktionsförloppet spåras digitalt. Restauranger kan effektivisera sin verksamhet och minimera fel genom att digitalisera sina matbeställningssystem. De flesta företag utför åtminstone en del av sina finansiella transaktioner elektroniskt.
Förutom att helt enkelt minska pappersvolymen på arbetsplatsen är en betydande fördel med att digitalisera dokument att den senaste versionen omedelbart är tillgänglig för alla. Tillgång till korrekt och aktuell information är särskilt avgörande inom vården, där patientjournaler traditionellt har förts i pappersfiler på olika platser. Risken för fel är stor när du är beroende av sådana filer. Vissa patienter har dock sina relevanta medicinska data på en digital lagringsenhet som uppdateras när de besöker en vårdpersonal. Dessa enheter, speglade av register som förs i en central databas, är ett stort bidrag till att minska vårdpersonals beroende av papper och sårbarhet för de problem som är förknippade med det.
Jämfört med digitaliserade register har papper många nackdelar. Pappersdokument kräver en betydande mängd personaltid för hantering – skapa dokument, sedan lagra och hämta dem. Utskick tillför ytterligare tid och pengar till pappershanteringen. Pappersdokument måste också lagras, antingen alfabetiskt eller efter datum för skapande, och det enda sättet att hämta ett pappersdokument är genom att veta hur det lagrades. Dessutom är chefer mycket medvetna om att ett felarkiverat dokument ofta är ett förlorat dokument.
Ett av de viktigaste hindren för det papperslösa kontoret är den mänskliga faktorn – det vill säga de flesta företag har traditionellt varit pappersorienterade och det är svårt att ändra gamla vanor. Till exempel skrivs många elektroniska dokument ofta ut och arkiveras helt enkelt som en rutinfråga. Dessutom gör den ökande sofistikeringen och kapaciteten hos skrivare och kopieringsmaskiner det möjligt att skriva ut dokument av en kvalitet som tidigare endast var tillgänglig från kommersiella tryckerier, men till en bråkdel av deras kostnad. Detta ledde till ett världsomspännande tryckeri; från det att det papperslösa kontoret först artikulerades fram till 2000, uppskattas det att den globala produktionen av pappersdokument av alla slag fördubblades. Sedan dess har dock produktionen planat ut och därefter börjat sjunka.
Implementering av papperslösa kontor kan ge önskvärda miljöfördelar. Produktionen av papper bidrar både till avskogning och föroreningar, förutom produktionen av växthusgaser som sägs förvärra den globala uppvärmningen. Dessutom kan bläcket som används vid framställningen av själva dokumenten innehålla skadliga komponenter som i volym också har en negativ inverkan på miljön.
Många arkiv kan digitaliseras, och företag som implementerar papperslösa program inkluderar skanning av befintliga pappersregister som en del av dessa program. Många företag har upptäckt att de har lagrat många pappersdokument som de inte behöver, till exempel kopior av månadsutdrag som skickats till kunder. Förutom att minska volymen av lagrade pappersdokument har organisationer som genomgått digitaliseringsprogram kunnat omdisponera utrymme till andra ändamål än dokumentlagring.