Ett kontrollkonto är ett sammanfattande konto i en finansiell huvudbok som samlar uppgifterna om ett konto i en dotterbolagsreskontra – huvudböcker spårar alla finansiella transaktioner inom ett företag. Informationen som hanteras i en huvudbok är den detalj som stöder informationen i huvudboken. Dotterbolagsreskontra används för att spåra en mängd olika poster som ackumuleras i en huvudbok, inklusive kundfordringar, leverantörsskulder, lager och intäkter. Utöver transaktionsbeloppen innehåller huvudboken ofta namn, platser, beskrivningar och datum. Var och en av underordnadsposterna kommer vanligtvis att ha ett kontrollkonto på huvudboken.
Redovisningsavdelningar använder provsaldon som genereras från huvudboken vid ackumulering av månads-, kvartals- och årsekonomidata. Generellt kräver redovisningsavdelningar sällan den typ av detaljer som spåras i en underordnad reskontra. Till exempel kommer en kundreskontraavdelning att behöva ha tillgång till kundinformation, såsom ett telefonnummer, för att eventuellt kunna kontakta en kund angående obetalda saldon. Bokföringsavdelningen skulle dock i de flesta situationer föredra att se summan av utestående fordringar och inte kundinformationen kopplad till specifika transaktioner. Närhelst en kundreskontraavdelning uppdaterar ett förfallet belopp i en kundpost, uppdateras kontrollkontot i huvudboken med ändringen, vilket ger lättillgänglig tillgång till den totala kundreskontran.
Ett kontrollkonto uppdateras när underreskontran systematiskt överför information till huvudboken. Tidpunkten för uppdateringar för att kontrollera konton beror på olika faktorer, inklusive komplexiteten hos de inblandade systemen, storleken på företaget och till och med schemaläggningen av avslutande verksamheter för månadsbokslut. I större företag kommer huvudboksystemet vanligtvis att vara ett eget oberoende mjukvarusystem, separat från dotterbolagsreskontra som spårar transaktioner för poster som kundfordringar eller inventarier. Kontrollkontona i sådana här situationer kanske inte är uppdaterade under hela månaden eftersom schemaläggningen av informationsöverföringen mellan huvudboken och huvudboken inte är i realtid. Mindre företag kanske inte har samma problem eftersom huvudböckerna och underordnade reskontra kan inkluderas i ett programpaket.
En av fördelarna med kontrollkonton är potentialen för en ökad åtskillnad av arbetsuppgifter, vilket är användbart för att hjälpa till att begränsa fel och bedrägerier. Ofta är de individer som krävs för att spåra uppgifterna i de underordnade redovisningarna separata från de som samlar ihop den finansiella informationen. Som sådan, när de finansiella rapporterna skapas, kommer avstämningar mellan kontrollkonton och dotterbolagsreskontra att utföras för att säkerställa att korrekt saldo rapporteras för en viss rad. I slutändan möjliggör kontrollkonton enklare och snabbare ackumulering av finansiella data för redovisningsavdelningar.