Ett kassaflödessystem är ett ledningssystem som gör det möjligt för en administratör eller chef att noga övervaka kassaflödet och säkerställa att det är adekvat. Medan företag tjänar pengar på att köpa och sälja produkter eller tjänster, är pengarna som kommer in ofta mycket viktiga. Kunder kan bara behöva betala då och då, men räkningar och löner kan behöva betalas innan dessa betalningar tas emot.
För småföretag som bara har ett fåtal anställda kan det vara lätt att hantera ett kassaflödessystem, men om och när företaget börjar växa kan det snabbt bli svårare. Anställda är beroende av pengarna de får betalt, och om de inte finns där för att det inte finns tillräckligt med löner, kommer det inte bara att påverka moralen utan kan leda till hög omsättning. Räkningar som inte kan betalas kan hindra leverantörer från att leverera. Även om affärsmodellen är solid, om kassaflödet är ett problem, kan företaget hamna i allvarliga problem.
Ett bra kassaflödessystem kommer att titta på alla dessa frågor och ägna särskild uppmärksamhet åt kundfordringar, pengar som är skyldiga företaget och leverantörsskulder, pengar som företaget är skyldig någon annan, till exempel en leverantör eller ett verktyg. Löner kan också falla under kundfordringar, men denna del av verksamheten ägnas vanligtvis åt externa konton. Det kan finnas ett sätt att hantera dessa konton, som att omstrukturera faktureringscykler, så att företaget får mer av ett stadigt in- och utflöde.
Pengahantering av kontanter till hands är också viktigt. Att spara pengarna för att användas som en tillfällig åtgärd för att betala räkningar tills de kan fyllas på är en vanlig strategi. Detta kallas ofta en reservfond, och den används tills kassaflödet kan fylla på den, och fungerar ungefär som en reservoar i ett vattensystem. Pengarna kan förvaras på ett räntebärande konto för att skapa ens en liten restinkomst för företaget. Reservfonden är inget akutkonto, utan en del av systemet.
De som har svårt att komma på ett adekvat kassaflödessystem på egen hand har ett par olika alternativ. En kassaflödesanalys gjord av en finansiell affärskonsult kan göras för att hjälpa till att skapa ett system som är skräddarsytt för ett företag. Det finns även programvara tillgänglig som kan hantera vissa av dessa uppgifter, även om detta ofta kräver att användaren har vissa kunskaper med kassaflöde.