I de flesta fall är ett intressebrev ett brev skrivet av en potentiell anställd för att indikera intresse för ett jobb eller ledig tjänst. Den kan vara handskriven eller maskinskriven, levereras via post, e-post, interoffice-memo eller fax. Brevet kan skickas som svar på ett utannonserat jobb, eller det kan vara en förfrågan om ett jobb som ännu inte är ledigt. Den används för att presentera avsändaren, ange hans eller hennes kvalifikationer och avsikter och medföljer vanligtvis ett CV och exempel på arbete när det är tillämpligt. Vissa människor kan också kalla det ett prospekteringsbrev, förfrågningsbrev eller intressebrev.
Liksom ett postbrev som skickas till en affärspartner innehåller ett intressebrev vanligtvis avsändarens namn, postadress, stad, stat, postnummer, telefonnummer och e-postadress. Dessa följs vanligtvis av ett datum, och sedan informationen om den person som tar emot brevet, inklusive namn, tjänstetitel, företag och adress till företaget. Brevet adresseras sedan som ett typiskt affärsbrev, vanligtvis med en Dear Mr. eller Dear Ms.
Brevet bör innehålla information om varför den sökande är intresserad av företaget. Den ska också förklara hur företaget skulle kunna dra nytta av att ha honom eller henne som anställd, och vilka kompetenser och tillgångar han eller hon kan tillföra företaget. Brevet bör innehålla korta detaljer om eventuell relevant arbetserfarenhet och kommentera hur den erfarenheten relaterar till den position som söks.
En mängd olika format och tecken kan användas i brevet. Det kan vara löst, tillbakalutat och fyllt av självförtroende, inklusive humor och personlighet, och ge arbetsgivaren en inblick i vilken typ av person som skriver. Dessa brev kan vara lämpliga för vissa jobb och vissa arbetsgivare, men andra kan avfärda dem som oprofessionella.
Å andra sidan är många intressebrev skrivna som strikta affärsbrev: inga nonsens och rakt på sak. Denna typ av brev förmedlar ofta de nödvändiga poängen bäst. Det kanske inte sticker ut med en arbetsgivare som letar efter en potentiell anställd med något som skiljer honom från fältet.
I många fall avslutas ett intressebrev med en fras som liknar följande: ”Tack för din tid och omtanke. Jag ser fram emot att höra från dig.” Dessa sista meningar används för att tacka arbetsgivaren för att han tagit hänsyn till skribentens intresse, och för att meddela att den sökande förväntar sig och är angelägen om att höra från företaget om en intervju eller annan typ av uppföljning. Detta följs vanligtvis av en sign-off, en signatur och det inskrivna namnet.