Ett intelligent dokument är en specifik typ av interaktiva, elektroniska dokument. Det skiljer sig från ett standard elektroniskt dokument genom att det är dynamiskt och kan anpassas. Företag från marknadsföringsföretag till kommersiella leasingenheter kan dra nytta av att integrera intelligenta dokument i sin verksamhet, eftersom användningen av dem kan spara tid och resurser genom att omedelbart återspegla specifika data.
Format för intelligenta dokument inkluderar Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, Cardiff programvara och XForms by W3C®. DocFire™, Exari och Intelledox kan också betraktas som en del av den intelligenta dokumentlösningen. Vilken som helst av dessa programvaror kan programmeras för att hjälpa till vid produktion och användning av intelligenta dokument. De är också XML-baserade när det gäller data som används.
Ett intelligent dokument skiljer sig från det genomsnittliga elektroniska dokumentet på ett grundläggande sätt. Medan ett standard elektroniskt dokument kan sägas vara den digitala versionen av ett papper, är ett intelligent dokument interaktivt och kan vara dynamiskt. Interaktiva elektroniska dokument möjliggör hög personalisering av dokument antingen för användaren eller betraktaren.
Personliga webbsidor, presentationer och formulär som ändras på användarens begäran kan betraktas som intelligenta dokument. De fungerar vanligtvis tillsammans med Internet och en typ av serverprogramvara. Dessa saker hjälper till att ge det intelligenta dokumentet liv, hålla det dynamiskt och svara på input.
Ansökningarna för ett intelligent dokument är många. Dessa dokument kan hjälpa företag att effektivisera sin verksamhet, hjälpa till med kundtjänstprotokoll och minska kostnaderna. Vissa företag som förlitar sig på ständigt föränderliga data, såsom marknadsföringsföretag, kan också tillämpa intelligenta dokument på sina affärsmetoder. Till exempel har marknadsföringsföretag som använder intelligenta dokument för att automatiskt fylla direktmarknadsföringsmaterial med potentiella kunders personliga information en bättre chans att nå sina målmarknader och öka sin omvandlingsfrekvens. De kan också stärka sina varumärken, få bättre kundbehållning och sänka kostnaderna för marknadsföring genom att använda intelligenta dokument.
Ett exempel på en praktisk tillämpning av intelligenta dokument är kommersiell leasing och utlåning. Denna bransch bygger på idén att flera enheter kommer att låna ut och leasa för affärsändamål och för specifika tidsperioder, så intelligenta dokument kan hjälpa enheterna att göra utlåning och leasing. Intelligenta dokument kan förse låne- och leasingombuden med dokument som har programmerats intelligent för att återspegla hyrestagarens namn och annan personlig information. Detta kan spara tid och resurser för uthyraren när han försöker slutföra affärer.