Ett inkassoförfarande beskriver tydligt policyer och förfaranden som ett företag vidtar för att driva in skulder i händelse av utebliven betalning. I vissa regioner måste organisationer som universitet, skattemyndigheter och allmännyttiga företag tillhandahålla information om sina insamlingsförfaranden till allmänheten i informationssyfte. Dessa policyer skapar också ett system för anställda att följa när de hanterar skulder och representerar företaget i förhandlingar med gäldenärer. De kan publiceras i personalmanualer och andra interna dokument.
Sådana dokument kan börja med en diskussion om de grundläggande villkoren, till exempel ett avtal om netto 90-återbetalning för gäldenärer. Enligt villkoren har människor en viss tidsperiod på sig att ta emot sina räkningar och betala dem, bestrida dem eller förhandla fram en betalningsplan. Om de inte svarar kan företaget inleda ett inkassoförfarande för att driva in pengarna. Omfattningen av inkassoverksamheten kan bero på skuldens art; skattemyndigheter kan till exempel kunna beslagta egendom och auktionera ut den för att täcka obetalda skatter.
Under indrivningsförfarandet måste gäldenärer få meddelanden som ger information om skulden, eventuella tillämpliga räntor och avgifter och var de ska rikta betalningen. Om de svarar kan företaget gå in i nästa fas, att driva in hela skulden eller skapa en betalningsplan. När gäldenärer inte svarar på begäran om betalning kan företaget eventuellt vidta åtgärder i domstol för att driva in medlen. Den kan också genomföra en undersökning för att lokalisera saknade gäldenärer och identifiera tillgångar som kan komma i fråga för beslag, om den har tillstånd att delta i beslagsverksamhet.
Tydligt etablerade inkassoförfaranden kan skydda ett företag från juridiskt ansvar. Om den behandlar alla gäldenärer lika kan den inte anklagas för diskriminerande praxis. Genom att ha satta policyer på plats kan de anställda följa dem noggrant och neutralt med alla gäldenärer, snarare än att använda sitt eget bästa omdöme. Dokumentationen kan också vara användbar vid en tvist, eftersom företaget kan visa att det följt lagen och följt interna rutiner när det handlade ett ärende.
De som har frågor om insamlingsförfarandet kan be att få se dokumentation och kan begära en förklaring av komponenter som de har svårt att förstå. Innan du tar på dig en skuld kan det vara tillrådligt att granska alla villkor, inklusive upplysningarna om inkassoförfarandet. Detta kan ge viktig information om vad människor bör göra när de oroar sig för att de kanske inte kan betala.