Det finns fem roller i ett inköpsteam: inköpare, inköpsansvarig, inköpschef, direktör och inköpsanalytiker. Upphandling är en annan term för inköp och används för att beskriva aktiviteter relaterade till inköp av material och förnödenheter för driften av ett företag eller annan organisation. Alla medlemmar i ett inköpsteam tillhandahåller nödvändiga tjänster och färdigheter som krävs för att effektivt uppfylla kraven i en stor organisation.
För att kvalificera sig för att bli medlem i upphandlingsteamet måste alla kandidater fylla i ett minimum högskolediplom i affärer eller inköp. Professionell upphandlingspersonal krävs för att slutföra en grundexamen eller fyraårigt diplom från ett ackrediterat universitet. Utöver detta krav kommer de flesta arbetsgivare att kräva att kandidater har fått en yrkesbeteckning som Certified Procurement Professional (CPP). Ledningspersonal har ofta en magisterexamen i företagsekonomi eller forskarexamen i upphandling.
Inom inköpsteamet är köparen en nybörjarposition. Inköpsansvarig och analytiker är professionella befattningar men har vanligtvis inte tillsynsansvar. Inköpschefen är skyldig att fullgöra tillsyns- och ledningsansvar. Upphandlingsdirektören sätter den strategiska riktningen och är involverad i högvärdeförhandlingar.
Ansvaret för inköpsteamet är vanligtvis uppdelat i två aspekter: råvara och dollarvärde. Vara är en term som används för att beskriva en specifik grupp av produkter eller tjänster. Behörighetsnivån är nära knuten till utbildningsnivå och befattning inom organisationsstrukturen.
Till exempel kan en köpare i ett bageri tilldelas alla torrvaror och en annan köpare allt förpackningsmaterial. Han eller hon ansvarar för att välja en lämplig leverantör från en godkänd lista och utfärda en inköpsorder. Inköpsansvarig är ansvarig för att utfärda begäran om förslag (RFP) och granska inlämningar för att välja den eller de godkända leverantörerna för köparens lista.
Inköpschefen ansvarar för att övervaka inköparnas och upphandlingshandläggarnas arbete. Eventuella anbudsförfrågningar över ett förutbestämt dollarvärde hanteras av inköpschefen. Denna separation är oberoende av varutyp.
Inköpsanalys är i första hand en informationsteknologisk position. Denna person är ansvarig för att skapa rapporter för att spåra utgiftsaktivitet mot kontrakt och icke-kontrakterade utgifter och säkerställa efterlevnad av policy. Ytterligare utbildning i statistik, datahantering och relaterade färdigheter krävs ofta i denna roll.
Upphandlingsdirektören väljer den långsiktiga inriktningen för avdelningen och deltar i högprofilerade avtalsförhandlingar. Till exempel går många företag mot elektroniska upphandlingssystem som en kostnadsreducerande metod. De strukturella, procedurmässiga och policyförändringar som krävs för detta skifte hanteras av inköpsdirektören.