Ett inköpsordernummer (PO) är en alfanumerisk kod som tilldelas en viss begäran om att köpa något. Oftast används PO-nummer internt av företag för att spåra sina egna inköp. Vissa företag kommer dock att tilldela koder till all sin försäljning och kommer att ge PO-nummer till sina kunder så att kunderna kan spåra sina beställningar. Dessa koder kan vara i alla alfanumeriska format, och många företag kommer att använda specifika bokstäver eller siffror för att indikera vissa saker om beställningen, såsom vad som säljs, platsen, köparen och datum.
Användning inom företag
I många företag tilldelas ett inköpsordernummer efter att en anställd eller en avdelning lämnat in en begäran om beställning av vissa varor eller tjänster. Begäran skickas vanligtvis formellt till en inköpsagent med hjälp av en så kallad rekvisitionsblankett. Om begäran godkänns skapas en inköpsorder och tilldelas ett inköpsordernummer. Vid den tidpunkten görs beställningen hos ett annat företag, som ofta registrerar köparens PO-nummer för inkludering i beställningsdetaljen.
När säljaren förbereder en frakt- eller packlista för kundens beställning, är PO-numret vanligtvis inkluderat i detaljen. Detta gör det möjligt för köparens mottagande ombud att verifiera kvantiteten och typen av levererade varor och att bekräfta att försändelsen är associerad med en korrekt auktoriserad beställning. Inköpsordernumret framgår också av fakturan och eventuellt annat pappersarbete som säljaren lämnar till kunden. Ur detta perspektiv påskyndar PO-numret schemaläggningen av betalningen till leverantören, och det gör att varorna kan dirigeras till rätt avdelning.
PO-numret gör det också möjligt för företaget att lägga kostnaden på budgeten för den avdelning som lagt beställningen. Det ger också leverantörsreskontraavdelningen verifiering att utgiften är legitim. Betalning kan sedan göras till säljaren.
bildad
Den exakta konstruktionen och längden på ett inköpsordernummer kommer att variera från ett företag till ett annat. Många företag som är verksamma på flera platser kommer att använda de första tecknen i koden för att identifiera platsen som gjorde beställningen, till exempel ”CHI” för att representera en anläggning i Chicago. De följande tecknen kan identifiera den specifika avdelningen som gjorde beställningen, till exempel ”RD” för att representera forsknings- och utvecklingsavdelningen. Således kan PO-numret för en beställning som görs av ett företags forsknings- och utvecklingsavdelning i Chicago börja med ”CHIRD”, följt av andra alfanumeriska tecken som ger mer information om beställningen.
Företag strukturerar vanligtvis sina PO-nummer på det sätt som fungerar bäst med deras interna spårningssystem. Vissa använder sig också av bindestreck eller mellanslag, vilket kan hjälpa när endast vissa tecken inom ett PO-nummer behöver läsas för ett specifikt ändamål. Som svar på det stora utbudet av längder och format som kan användas konfigurerar många leverantörer fälten i sina orderspårningsdatabaser så att valfritt antal tecken – även 30 eller fler – kan användas i ett inköpsordernummer.