Ett insamlingsdokument medföljer en försändelse som innehåller viktig information och tillhörande betalningsförpliktelser. Sådana dokument ger en lista över allt i försändelsen, med särskilda anteckningar om nödvändigt, och det totala beloppet. Detta kan inkludera kostnaderna för produkterna tillsammans med frakt- och hanteringsavgifter. Köpare och säljare kan hänvisa till sina register för att bekräfta att de matchar när de skickar in betalningar och utför andra aktiviteter. Unika referensnummer gör att de kan kommunicera om tvister och andra frågor.
Köpare får en kopia av insamlingsdokumentet tillsammans med försändelsen. Den innehåller vanligtvis fullständig kontaktinformation för köpare och säljare, tillsammans med vad som fanns i försändelsen. Om säljaren behövde göra byten eller lägga produkter på restorder kan detta noteras i dokumentationen. Lagen kan kräva andra upplysningar, inklusive betalningsvillkor. Många företag använder standardiserade formulär för att säkerställa att all lagstadgad information finns.
Dokumentation informerar köpare om hur mycket pengar som ska betalas och ger information om deadline och var de ska lämnas in. De kan också fungera som formellt bevis på överlåtelse av äganderätten. Genom att acceptera frakt- och hämtningsdokumentet samtycker köparen även till att betala. Om det finns ett problem med försändelsen kan köparen behöva lämna in ett krav inom en viss tidsperiod för att kvalificera sig för ersättning, till exempel en minskning av räkningen för att återspegla det faktum att försändelsen inte var komplett.
Förutom köpare och säljare kan andra parter vilja se detta dokument också. Köpare som planerar att använda en kreditram för betalning, till exempel, kan behöva skicka in insamlingsdokumentet för att bevisa att försändelsen inträffade och tillhandahålla dokumentation. Ur bankens perspektiv kan detta vara viktigt om köparen senare försöker bestrida betalningen. Likaså kan försäkringsombud begära kopior, liksom sjöfartsinspektörer, som behöver dokumentation om vad som passerar deras hamnar.
Sådana formulär produceras ofta i flera exemplar för att göra det möjligt för säljare att behålla sina kopior samtidigt som köpare får multipler för registrering, inlämning med betalning och anbud till tillsynsmyndigheter, om det behövs. Köpare bör se till att kopiorna av insamlingsdokumentet de får är korrekta och fullständiga, med all nödvändig information. Om det finns avvikelser kan de ta upp detta med säljarna. Att behålla sådana dokument rekommenderas för att tillhandahålla bevis på transaktionen i händelse av tvister om ägande, betalning, skatteskuld och andra frågor.