Ett informationssystem för personalledning är en uppsättning procedurer och tillämpad teknik som personalarbetare använder för att spåra och organisera data om anställda inom ett företag eller en organisation. Denna information kan inkludera löneregister, skattedokument och register över tilldelade förmåner som sjukförsäkring. Övrig personalinformation förvaras ofta i ett sådant system för periodiska prestationsutvärderingar. Dessa register är vanligtvis CV och kopior av relevanta branschcertifieringar. Detta område av personaladministration innebär både användning av ett datorprogram och rutinmässiga rutiner för inmatning och uppdatering av relevant data.
Företag med ett stort antal anställda behöver ofta en separat personalavdelning (HR) för att hålla korrekta register över all denna information. Att arbeta med ett personalledningsinformationssystem kräver både ett bra grepp om teknik och en förmåga att snabbt hämta nödvändig data. Ett mjukvarupaket utformat för dessa mänskliga resurser består vanligtvis av länkade databaser som innehåller olika uppsättningar information. En databas kan innehålla register över utfärdade lönecheckar kopplade till en annan databas med information om till exempel innehållna skatter. HR-personal är ansvarig för att hålla denna personalinformation uppdaterad och korrekt.
Förutom att regelbundet underhålla uppgifterna i ett informationssystem för personalledning behöver HR-personal också utföra specifika frågor som hämtar viss information. Beroende på vilken typ av system som är installerat kan de fråga efter denna information med kommandon som de i strukturerat frågespråk (SQL) eller ett liknande databasprogrammeringsspråk. Andra typer av programvara för personalhantering har grafiska användargränssnitt med funktioner för att skapa och lagra formulär, tabeller, diagram och rapporter. När en personalchef vill behålla skannade kopior av anställdas CV och liknande dokument, innehåller informationssystemet ofta optisk teckenigenkänning (OCR) för att skapa sökbara elektroniska kopior.
Ett informationssystem för personalledning har också en viktig roll i ett företags anställnings- och avskedspraxis. Många företag använder OCR-funktionerna i den här typen av program för att skanna meritförteckningar efter angivna nyckelord. Sökande vars CV har sökordsmatchningar har ofta bättre chanser att få en intervjuinbjudan. Vissa företag använder den här tekniken för att spåra och registrera alla nya certifieringar som anställda genomför, särskilt de som räknas som betald utbildning. Arbetstagare som kan behöva disciplinära åtgärder eller rådgivning har också ofta register över denna information i sina elektroniska personalfiler på HR-avdelningen.