Ett informationsarkiv är en samling av sammanhängande information som upprätthålls över ett nätverk på flera servrar. Det skapar en enhetlig resurs för alla som är anslutna till systemet att komma åt när de behöver information. Många organisationer använder informationsarkiv för att hantera sina data och kan nätverka med andra för att dela material vid behov. Den underliggande informationstekniken kan behöva vara mycket robust för att hantera mängden information och förfrågningar. Denna term kan också användas för att referera till en specifik typ av datahantering.
Informationsarkivet lägger regelbundet in relevant data tillsammans med metainformation. Användare som vill komma åt informationen kan göra en sökning för att hitta material som är relevant för deras intressen. Lagrar kan innehålla en mängd olika typer av information, inklusive bilder, video och text. Användare kanske kan begränsa sökningar efter typ för att hitta specifikt material. Åtkomsten begränsas ofta av lösenord och andra säkerhetsåtgärder för att skydda informationens integritet och begränsa missbruk av systemet.
I betydelsen ett tillvägagångssätt för datahantering är ett informationsförråd ett sekundärt lagringsutrymme för data. När data inte längre behövs i en primär server eller anläggning kan den flyttas till informationsförrådet för arkiveringsändamål. Detta frigör utrymme på system som används för närvarande utan att förstöra data som kan behövas senare. Processen kan automatiseras för att underlätta smidig funktion inom systemet och säkerställa att dataöverföringar regelbundet, snarare än slumpmässigt.
När data kommer in i ett informationsarkiv för lagring kan systemet märka det med relevant information och kontrollera om en identisk fil redan finns. Om det gör det kan dubbletten förstöras. Systemet kommer att lagra data så länge som anges. Vissa rensar med jämna mellanrum för att frigöra utrymme medan andra kan vara inställda på att lagra data i oändlighet, så länge som data förblir användbara och systemet fortfarande fungerar.
Informationsarkiv etableras ofta över nätverk och kan innehålla en blandning av datorer för stabilitet och tillförlitlighet. De kan automatisera säkerhetskopieringar till band, skivor och andra media för att säkerställa att informationen blir tillgänglig vid behov. Att enbart förlita sig på en datalagringsplats kan vara farligt, eftersom alla problem på den platsen kan resultera i permanent dataförlust. Informationsteknikpersonal kan programmera automatiska säkerhetskopieringar som en del av det rutinmässiga underhållet för att hålla systemet igång smidigt.