Ett Global Positioning System (GPS) fleet management system är ett nätverk som gör att fordonen i en flotta kan spåras via satellit och med resultaten tillgängliga för företagets arbetsledare i realtid. Varje fordon har en enhet, ibland kallad en ”svart låda”, som tar emot signaler från GPS-satelliter för att lokalisera platsen; den överför sedan data trådlöst över Internet, där den kan ses av flottans ledningspersonal. Förutom platsdata kan de flesta typer av varianter av GPS-flotthanteringssystem hålla reda på en mängd annan fordonsinformation, inklusive hastighet, bränsleförbrukning och tomgång. Denna information kan göra det möjligt för vagnparkschefer att maximera användningen av varje fordon.
Det primära syftet med ett GPS-flottanhanteringssystem är att hjälpa ägarna eller cheferna för en flotta att hålla reda på var deras fordon är och vad de gör. Den kan användas i alla typer av fordon; exempel inkluderar kollektivtrafik som bussar, leveranstjänster eller taxibilar. Ett GPS-flottanhanteringssystem är också mycket användbart vid driften av räddningstjänster, såsom polis, brand eller ambulanser, för att göra det möjligt för avsändare att avgöra vilka fordon som är närmast platsen för en incident och kan reagera snabbast.
Varje fordon som spåras med ett GPS-flotthanteringssystem har en enhet placerad inuti den som kan fungera som både mottagare och sändare. Enheten tar emot data från GPS-satelliter för att fastställa platsen för fordonet. Fungerar som ett trådlöst modem, enheten överför även dessa data tillsammans med ytterligare information om mobilnätverk. Informationen behandlas sedan på en central plats och läggs ut på Internet för åtkomst. Denna process sker inom några sekunder så att informationen är tillgänglig för vagnparksförvaltarna i ”realtid”.
Tillsammans med platsen för fordonet kan GPS-flottanshanteringssystemet vanligtvis också övervaka och överföra annan information, inklusive hastigheten fordonet färdas, bränsleförbrukning, tiden på tomgång eller avstängd, och när motorn startas. Dessa data kan analyseras av vagnparksförvaltare för att utvärdera användningen av varje fordon och säkerställa att var och en drivs på rätt sätt och tjänar maximal inkomst. Den kan också hålla reda på anställda medan de är på dygnet och förhindra obehörig användning av flottans fordon. Vissa system kan också spåra mekanisk information om ett fordons prestanda; detta kan avgöra när underhåll och reparationer ska planeras, vilket minskar fordonets stilleståndstid.