Ett godkännandearbetsflöde är en affärsprocess som kräver godkännande av en annan anställd, till exempel en chef, innan den fortsätter eller slutförs. Exempel på arbetsflöden för godkännande är att låta en medlem av den juridiska avdelningen skriva av sig på en ny annons innan den går i tryck eller att kräva chefsgodkännande för personalkostnader som överstiger ett visst belopp. Många företag använder programvara för affärsflöden för att automatisera arbetsflöden för godkännande.
Arbetsflöden för godkännande kan vara så specifika som nödvändigt. Kriterier för en arbetsflödesprocess för godkännande kan inkludera transaktionsbelopp, det potentiella värdet av en försäljning och typen av anställd som hanterar uppgiften. Andra frågor som kan utlösa ett godkännande är hur länge en anställd har arbetat för företaget eller vilken typ av uppgift en anställd utför. Flera kriterier kan kombineras för att utlösa ett godkännande också.
Inom arbetsflödesprogramvaran kan ett godkännandearbetsflöde utlösa ett antal varningar. Den person som måste ge godkännande kan få ett e-postmeddelande, ett textmeddelande, en popup-varning eller ett meddelande i själva programvaran. Uppgiften eller dokumentet som behöver godkännande kan frysas tills det godkänns eller så kan det förbli tillgängligt för redigering av andra. Godkännaren kan godkänna begäran, neka den eller skicka den vidare till en annan anställd. I vissa system kan ett godkännandearbetsflöde kräva flera godkännanden. Till exempel, när en chef godkänner ett kontrakt, kan det sedan kräva godkännande från en företagsadvokat.
Flera eventualiteter bör beaktas när man bygger ett godkännandearbetsflöde. Till exempel bör godkännanden ha deadlines, varefter begäran om godkännande skickas vidare till en annan potentiell godkännare. Deadlines bör ta hänsyn till uppgiftens prioritet och andra kopplade deadlines. Till exempel, om en grafik måste vara framme vid skrivaren senast på fredag för att vara redo för en kommande mässa, måste det fullständiga godkännandearbetsflödet för den grafiken vara klart på fredag. Arbetsflödesprogramvaran bör också vara medveten om godkännares semester och sjukdagar så att begäranden om godkännande inte försvinner.
Ett godkännandearbetsflöde kan tillföra värde till ett befintligt kreativt eller affärsmässigt arbetsflöde. Det kan skapa konsekvens genom att alltid kräva godkännande när vissa villkor är uppfyllda, istället för att förlita sig på mänskligt minne för att komma ihåg när och från vem man ska söka godkännande. Ett godkännandearbetsflöde kan också garantera att nya, oerfarna medarbetare inte gör vissa kostsamma misstag. Det kan hjälpa till att säkerställa att skrupelfria anställda inte kan behandla falska försäljningar eller kringgå etablerade rutiner också.