Ett förslag är vanligtvis ett verktyg som är utformat för att övertala en kund att köpa en produkt eller att få finansiering och stöd för ett nytt projekt eller program. Används i en majoritet av branscher från företags Amerika till akademin, förslag kommer i många former. Det finns informella och formella förslag, såväl som begärda och oönskade förslag. Oavsett vilken typ, är ett förslag vanligtvis tänkt att informera läsaren om ett problem eller behov, erbjuda en lösning och ge en bred överblick över hur den föreslagna lösningen kommer att fungera och hur mycket den kommer att kosta.
Informella förslag kan vara ganska korta och användas som en uppföljning av ett affärs- eller personalmöte. De upprepar vanligtvis vad som lärts eller avslöjats under mötet och listar en översikt över prissättning eller en detaljerad översikt över lösningen. Formella förslag har vanligtvis följebrev, forskning och siffror eller diagram, beskrivna detaljer om alla huvudfaser, scheman, organisatoriska uppgifter och en kostnadsuppdelning av alla komponenter. De har också vanligtvis en beskrivning av det föreslagna företagets eller personens tjänster, ett CV, lista över tidigare projekt och allt annat som skulle bevisa kvalifikationer.
Ett efterfrågat förslag är vanligtvis ett svar på en begäran om förslag (RFP). Oavsett om det är ett företag som behöver en tjänst eller en avdelning som lägger till ett nytt program, är dessa typer av förfrågningar vanligtvis ganska vanliga och kräver ett skriftligt dokument för att lägga ett bud eller lämna in en idé för ett projekt. De svarar vanligtvis på det identifierade problemet eller efterfrågade kundspecifikationer med prisinformation, en specifik beskrivning av lösningen, en skisserad plan för hur det kommer att utföras och vad som gör det till den bästa lösningen. Dessa typer av förslag måste generellt sett vara konkurrenskraftiga, eftersom det kan finnas många bidrag som erbjuder olika lösningar.
Oönskade förslag används vanligtvis för att få potentiella kunders intresse genom att beskriva ett företags tjänst eller produkt. De kan också användas som en form av introduktion eller som ett sätt att komma inför den potentiella kunden. De är vanligtvis utan många detaljer, eftersom de ofta kompletteras med liten kunskap om kundens specifika behov eller problem.
Att skriva ett förslag är vanligtvis ett nyckelsteg i de flesta affärsprocesser. Det följer vanligtvis ett vanligt format med en introduktion som beskriver problemet, en kroppsdel som beskriver lösningen och en slutsats som betonar fördelarna och nästa steg. De mer formella typerna har vanligtvis följebrev och delar upp de mittersta avsnitten i arbetsbeskrivningar, kompletta detaljerade budgetar, arbetsflöde och scheman, samt forskning med kostnadsanalys, metodik och utvärderingsprocesser.