Ett elektroniskt referensbibliotek är en samling information från olika källor som samlas in och lagras i digital form, vilket ger tillgång till resurser och information från en dator eller annan elektronisk anordning. Det finns flera anledningar till varför ett elektroniskt referensbibliotek kan användas istället för att lagra fysiska böcker och papper. Dessa inkluderar begränsat utrymme för fysiska böcker, krav på fjärråtkomst eller storskalig åtkomst till resurserna och frekventa uppdateringar av information som skulle vara ineffektiv eller opraktisk med tryckt material. Det elektroniska referensbiblioteket kan finnas på en datorserver, vilket tillåter nätverks- eller Internetåtkomst, eller så kan det komprimeras på en serie cd-skivor (CD) för användning på en persondator.
En användning för ett elektroniskt referensbibliotek är att arkivera böcker i ett fysiskt bibliotek. Böcker kan skannas digitalt och lagras antingen som faktiska bilder av sidorna, vilket kan vara önskvärt med belysta manuskript, eller skannas och konverteras till vanlig text med programvara för optisk teckenigenkänning. Böckerna kan lagras på en server som är åtkomlig inifrån biblioteket eller utanför det via Internet. Detta har fördelen av att permanent lagra böcker utan risk för förlust, eftersom de digitala filerna inte försämras och inte kan förloras eller stjälas. Det kan också spara utrymme i ett bibliotek och potentiellt ge information till andra bibliotek genom ett större nätverk.
En annan användning för ett elektroniskt referensbibliotek är att ge tillgång till dokument eller papper som regelbundet uppdateras och nås från flera olika platser av många människor. Att ha en central digital plats för dokumenten innebär att alla som använder servern på distans kommer att titta på exakt samma information. Detta tar bort problem som att fysiskt eller på annat sätt behöva uppdatera pärmar eller annat tryckt material varje gång en ändring görs, vilket förhindrar att viktiga uppdateringar förblir obemärkta eller försenas.
Termen ”elektroniskt referensbibliotek” används också kommersiellt för att referera till en CD som innehåller en eller flera digitala versioner av böcker. Dessa CD-skivor är vanligtvis billigare än att köpa de enskilda böckerna i tryckt form. Det finns flera fördelar för både konsumenten och företaget som producerar referens-CD:n. I första hand kan det spara utrymme och gör att en person kan bära en stor mängd information i en mycket liten, lätt form.
Flera högskolor och universitet använder ett elektroniskt referensbibliotek för att hålla dokument som akademiska uppsatser och studentpublikationer tillgängliga för student- och fakultetsbasen. Informationen är digital, så det behövs inget komplicerat fysiskt arkivsystem eller utrymme för att lagra gamla publikationer. Ett elektroniskt referensbibliotek kan också tillåta detaljerade sökningar av tusentals dokument på bara några sekunder.