Ett elektroniskt arkivskåp kan antingen vara en metaforisk referens till ett system för att lagra dokument och annan information på ett elektroniskt medium som en dators hårddisk, eller så kan det hänvisa till en faktisk mjukvara som hjälper till att skapa och underhålla elektroniska register. Många gånger hänvisas till ett elektroniskt arkivskåp som ett sätt att digitalt lagra fysiska dokument för att öka effektiviteten i att hitta dokumenten eller för att minimera det utrymme som behövs för de fysiska dokumenten. Att använda ett elektroniskt arkivsystem kan tillåta flera användare att få tillgång till information samtidigt utan att trängas framför ett fysiskt arkivskåp och kan också göra informationen den innehåller tillgänglig på distans via nätverksanslutningar.
Det finns ingen enskild definition av vad ett elektroniskt arkivskåp faktiskt är; istället hänvisar termen generellt till att använda elektronisk lagring på ett sätt som approximerar ett fysiskt arkivskåp. På en mycket grundläggande nivå är en enda katalog på en dators hårddisk som innehåller vissa dokument eller andra filer tekniskt sett ett elektroniskt arkivskåp, eftersom filerna är separata, indexerade och ibland sökbara genom funktionerna i operativsystemet. Ett mycket avancerat elektroniskt arkiveringssystem skulle kunna använda ett relationsdatabashanteringssystem (RDBMS), som i huvudsak tillåter användarna att kategorisera varje del av information inom ett ramverk som sedan kan söka eller återkalla informationen på ett specifikt sätt.
Det finns många alternativ tillgängliga när du använder ett elektroniskt arkivskåp som ett fysiskt skåp inte kan tillhandahålla. Hela arkivskåpet, beroende på dess storlek, kan kopieras till en digital enhet eller cd-skiva, vilket gör att det enkelt kan säkerhetskopieras, överföras eller bäras runt. Den kan också göras tillgänglig via ett nätverk så att flera användare kan komma åt den oavsett plats. Information i det elektroniska arkivsystemet kan vara lösenordsskyddad eller krypterad för extra säkerhet. I vissa fall kan dokument i ett elektroniskt system lätt sökas efter vissa nyckelord, vilket gör viss information lättare att hitta än den skulle vara med ett fysiskt skåp.
Vissa applikationer som försöker tillhandahålla ett komplett hanteringssystem för information och dokument kan kallas elektronisk arkivskåp. Dessa inkluderar ofta databasliknande funktioner och alternativ för nätverksåtkomst eller rapportgenerering. I vissa fall kan hela uppsättningar dokument indexeras av ett program så att de enkelt kan läsas genom ett grafiskt användargränssnitt (GUI).
Ibland kan vissa problem uppstå kring användningen av ett elektroniskt arkivskåp. Den ena är att om informationen hämtas från onlinekällor kan det finnas upphovsrättsliga problem med att lagra dokumenten utan tillstånd från författarna. En annan fråga, särskilt inom områden som har starka integritetslagar, är att ett grundläggande elektroniskt arkivskåpssystem kanske inte tillhandahåller alla säkerhets- och integritetspunkter som krävs, vilket innebär att en mer intensiv, branschspecifik typ av elektroniskt registersystem kan behöva användas för känsliga uppgifter.