Ett e-postalias är helt enkelt en e-postadress som skapas och används för vidarebefordran av e-postadresser. Det är inte ett faktiskt användarkonto och det motsvarar inte heller ett användarkonto på en e-postserver. Det är bara ett namn som måste vara i formatet av en e-postadress, som är sammansatt av ett namn och ”at”-symbolen, följt av ett domännamn. Ordet ”alias” betyder ett antaget namn och betecknar ett eller flera namn under vilka en person eller enhet också är känd. Vissa människor tänker på ett e-postalias som en virtuell e-postadress eftersom det, förutom det faktum att det inte motsvarar ett faktiskt användarkonto, på alla andra sätt beter sig som en riktig e-postadress.
Det finns många goda skäl för att skapa ett e-postalias, och det finns olika sätt att göra detta. Vissa riktiga e-postadresser är ganska långa och kan vara svåra att komma ihåg. Detta gäller särskilt i fallet med en adress som tillhandahålls av en arbetsgivare eftersom ett typiskt format för e-postadresser är den anställdes förnamn följt av en punkt, följt av hans eller hennes efternamn, ”at”-symbolen och företagets domännamn. Om en person har ett långt namn eller ett som inte är lätt att komma ihåg eller stava, kanske han eller hon kan använda ett e-postalias som är mycket lättare att komma ihåg och kortare i teckenlängd än det faktiska kontot.
En annan anledning till att en person kanske vill skapa ett alias är att tillhandahålla en allmän e-postadress som är offentlig. Detta är en vanlig praxis för många webbansvariga som ofta ger besökare till de webbplatser som de är ansvariga för ett sätt att kontakta dem via e-post. Vissa företag väljer också att använda ett e-postalias till vilket webbplatsbesökare kan skicka allmänna frågor eller förfrågningar om allmän information. Till exempel kan webbansvarig för en webbplats skapa ett e-postalias ”webmaster@,” följt av domännamnet, och allmänna förfrågningar kan skickas till ”info@,” följt av domännamnet.
Ett populärt sätt att skapa ett alias är att gå igenom kontrollpanelen, om en sådan erbjuds, för webbplatsens värdföretag. Det finns i allmänhet ett e-postalternativ som tillåter skapandet av faktiska användarkonton såväl som e-postaliaset från vilket e-post vidarebefordras. När ett e-postalias skapas måste en specifik åtgärd såsom vidarebefordran kopplas till det, eftersom det inte är ett riktigt fristående konto som kan ”hålla” e-post på e-postservern. Ett alias är användbart av flera skäl: det kan ha flera mottagare, det kan hjälpa till att skydda eller dölja det faktiska användarkontot, det tar inte upp utrymmet på e-postservern som ett faktiskt användarkonto gör, och det kan raderas utan att förlora någon post som redan har vidarebefordrats till en riktig adress.