Ett digitalt telefonsystem är ett telefonsystem som vanligtvis används i företag som stöder funktioner som flera anknytningar och direktlinjer; enhetlig röst-, fax- och e-postmeddelanden; röstmeddelanden; knappsatsmenyer och interaktiv röstsvar. System stöder vanligtvis ett visst antal användare. De flesta digitala telefonsystem använder Voice over Internet Protocol (VoIP), även känd som Internettelefonteknik.
Det vanliga digitala telefonsystemet inkluderar vanligtvis ett specificerat antal telefoner, med möjlighet att expandera upp till en förutbestämd kapacitet. Det inkluderar möjligheten att använda anknytningar eller direktlinjer för att ringa varje telefon, igenkänning av knappsatsen för inkommande samtal och personsökningsfunktioner för intern kommunikation. De flesta system inkluderar även möjligheten att använda hållmusik. Vissa använder förinställd hållmusik, medan andra kan spela hållmusik från anpassade digitala källor. Nästan alla digitala telefonsystem har förmågan att spela in och hantera röstmeddelanden.
Ett mer avancerat digitalt telefonsystem kan ha speciella funktioner som e-postmeddelanden om missade samtal och röstmeddelanden. E-postmeddelanden för röstmeddelanden tillåter vanligtvis ljuduppspelning av röstmeddelanden. Vissa digitala telefonsystem har webbhanteringscenter där användare kan granska samtal, lyssna på röstmeddelanden, spara och radera meddelanden, komma åt och ringa samtal med hjälp av en företagskatalog och automatiskt se kundkontodata när de ringer till eller tar emot samtal från en kund. Avancerade digitala system kan också ha interaktiva röstsvarsfunktioner så att uppringare kan använda röstkommandon för att navigera genom samtalsmenyer istället för att behöva använda en telefonknappsats.
Ibland har ett digitalt telefonsystem också professionella callcenterfunktioner. Med professionella callcenterfunktioner distribueras samtal automatiskt till agenter. Grunden för routing inkluderar vanligtvis kundernas menyval och förtilldelade agentkompetensspecifikationer. Professionella callcenterfunktioner inkluderar även rapportering om sådant som samtalstider och kundnöjdhet för att mäta kvaliteten på tjänsten. Många system spelar automatiskt in samtal så att chefer kan granska konversationer och övervaka service.
Ett digitalt telefonsystem kan vara dyrt att skaffa men har flera affärsfördelar. Digitala system kan öka produktiviteten, effektiviteten och kundnöjdheten genom att automatiskt dirigera samtal till de mest kvalificerade personerna i callcenterinställningar. System som använder VoIP kan eliminera avgifter för långdistanssamtal. E-post- och webbintegreringsfunktioner gör det lättare för anställda som arbetar från olika platser att hålla sig informerade om kommunikation och ringa tillbaka samtal i tid även när de inte är vid sina skrivbord, och integrerade digitala telefonsystem som automatiskt visar kundkonton kan vara användbart för att förbättra försäljning och kundrelationer.