Ett digitalt telefonsvarare, ibland även kallat en ”digital telefonsvarare”, är en elektronisk enhet som är ansluten till en fast telefon för att spela in och lagra meddelanden från den som ringer. Enheten svarar på inkommande samtal, vanligtvis efter ett visst antal ringsignaler, och instruerar sedan uppringare att lämna ett meddelande. Den registrerar dessa till ett digitalt chip och håller reda på exakt datum och tid för varje samtal. Ägare kan ofta komma åt lagrade meddelanden på distans, antingen genom att ringa enheten eller ibland via en dedikerad webbplats, och de kan nästan alltid spelas upp på själva enheten också. Digitala svarssystem är vanliga i både hem och kontor, och de kan vanligtvis ställas in med flera brevlådor för olika användare.
Grundläggande mekanik
Tekniken är vanligtvis ganska enkel. Vissa telefonlurar och basstationer har redan inbyggt digitalt svar, i vilket fall det enda en användare behöver göra är att ställa in det. Enheterna kan ofta köpas fristående också. I dessa fall måste maskinen vara ansluten till både en strömkälla och telefonlinjen, antingen direkt eller via ett uttag på själva telefonens basstation.
Ett digitalt chip är inbäddat i enheten och det är där meddelandena lagras. Många av de första telefonsvararna spelade in meddelanden på band, som sedan kunde spolas tillbaka, spelas om och spelas in gång på gång. Det digitala systemet tar bort behovet av band och tillhandahåller generellt en mer tillförlitlig tjänst för meddelandelagring. Det är vanligtvis mycket svårare att fylla på den här typen av brevlådor, även om det är möjligt. I dessa fall tar problemet inte slut på band, det tar slut på minne. Människor som har det här problemet letar ofta efter modeller med mer minne, eller så letar de efter sätt att uppgradera chipkapaciteten de redan har.
Hur det används
Människor kan använda digitala telefonsvarare både hemma och på kontoret eller i företaget. I båda fallen kan användaren vanligtvis spela in en anpassad utgående hälsning som uppringare kommer att höra innan de kan lämna ett meddelande eller så kommer telefonsvararen att tillhandahålla ett antal standardiserade hälsningsval. System för hemmabruk kommer ofta med ett antal handenheter med mindre basstationer som kan användas runt om i huset.
Många enheter har kapacitet att skapa olika brevlådor för olika användare. Till exempel kan en uppringare bli instruerad att trycka på ett för att lämna ett meddelande till Jim eller tryck på två för att lämna ett meddelande till Jessica. Den här typen av svarssystem kan vara fördelaktigt för stora familjer där alla medlemmar får många meddelanden, eller för små företag med bara en handfull anställda. Vissa kan endast användas med en telefonlinje, men andra kan ta emot inkommande samtal från två eller flera enskilda linjer.
På kontoret kallas svarssystemet ofta för ”röstbrevlåda” och kommer sannolikt att omfatta hela kontoret. Anställda har vanligtvis var och en sin egen digitala brevlåda som oftast nås med ett anknytningsnummer som är förgrenat från företagets huvudtelefonnummer. Anställda uppmanas ofta att spela in sina egna hälsningar och att regelbundet kontrollera meddelanden från sina individuella telefoner – ibland genom att slå sina egna anknytningar eller genom att lyssna på basstationen.
Hämtar meddelanden
Digitala telefonsvarare indikerar vanligtvis nya meddelanden med ett pipljud, ett blinkande ljus eller ett upplyst nummer som visar hur många meddelanden som väntar. Det enklaste sättet att höra dem är att trycka på knappen märkt ”spela” på enheten, men detta är vanligtvis inte det enda alternativet. Många telefonsvarare kan nås på distans helt enkelt genom att ringa sitt eget telefonnummer och ange en förinställd kod. Systemet kommer sedan att spela upp meddelandena över telefonen samtidigt som de lagras på maskinen för senare åtkomst. Beroende på hur systemet konfigurerades kan användare också kunna se och skärma väntande meddelanden från en dedikerad webbplats.
Utmärkande mobil röstbrevlåda
Det kan finnas viss förvirring mellan digitala svarssystem och program som kallas ”digital röstbrevlåda”, som är vanliga hos många mobil- och mobiltelefonoperatörer. Mobiltelefoner kommer ofta med möjlighet till röstbrevlåda, men dessa är vanligtvis inte riktiga digitala system eftersom de inte är oberoende delar av teknik. Snarare är de aspekter av den grundläggande telefontjänsten. Den här typen av meddelanden lagras vanligtvis antingen i molnet eller hos tjänsteleverantören och är vanligtvis inte lika permanenta.