Mer än någon annan vara drivs det moderna företaget av information. Uppkomsten av elektroniskt skapade medier har förvandlat vår ekonomi till en informationsekonomi, där de största företagen har innehåll som i vissa fall uppgår till flera terabyte information. Om dagens Fortune 500-företag hade all sin information i tryckt form, skulle det krävas en armé av arkivbiträden bara för att hålla reda på allt.
Många organisationer har både intern och extern webbnärvaro, som båda kan innehålla stora mängder regelbundet uppdaterad information. Web content management är en viktig delmängd av content management och avser program och utrustning som används för att hantera detta webbaserade innehåll.
Innehållshanteringssystem är elektroniska system som tar data och organiserar dem så att de enkelt kan hämtas, sökas och uppdateras och delas i hela organisationen. Den grundläggande ingrediensen är databasteknik, även om ett CMS är mer än en databas; den innehåller sofistikerad sökteknik och lagringsmekanismer i olika nivåer som kan rotera innehåll till olika typer av hårdvarubaserad lagring (CD-ROM, band, etc.), beroende på hur ofta det används.
Ett CMS, eftersom det är tänkt att hantera alla typer av information oavsett format, måste också erbjuda en hög nivå av dokumentkompatibilitet. Det vill säga, alla dokument, inklusive ordbehandlingsdokument, kalkylblad, databaser, .PDF-filer och alla andra typer av filer, måste alla kategoriseras och korsreferens så att all relevant information blir tillgänglig vid sökning, oavsett ursprung eller format. Dessutom har interoperabilitet mellan innehållshanteringssystem blivit väsentligt, så att flera organisationer och statliga myndigheter kan dela information vid behov, även om de använder olika system.
Samtidigt som informationsdelning har fått stor betydelse i dagens informationsekonomi, måste innehållshanteringssystemet också ta hänsyn till behörighet och tillhandahålla en facilitet så att en administratör kan specificera vilka mottagare som kan få tillgång till vilket innehåll. Dokumentåtkomsträttigheter bör kunna sättas ner till nivån för en enskild användare.
Andra viktiga delar av ett innehållshanteringssystem inkluderar möjligheten att enkelt fånga stora volymer dokument automatiskt, möjligheten att återanvända dokument och sätta ihop dem till nya dokument, och möjligheten att skapa ett arbetsflöde som återspeglar beroenden mellan ett dokument och ett annat. Slutligen inkluderar många innehållshanteringssystem samarbetsfunktioner, som gör att flera arbetare på olika platser kan samarbeta för att skapa eller redigera dokument och hantera ändringar i och revisioner av dokument. Den samarbetande aspekten av CMS kommer också att se till att varje del av information som är associerad med ett visst projekt synkroniseras och distribueras till varje medlem i projektteamet i tid.