Ett callcenterbackoffice är den del av ett callcenter som är ägnat åt olika typer av administrativa, stödjande och kontorsaktiviteter som är väsentliga för verksamhetens funktion. Liksom alla back office-miljöer kommer detta område av en callcenterverksamhet att ta itu med frågor som underhåll av företagsregister, hantering av leverantörsskulder och fordringar i samband med verksamheten, och till och med hantering av grundläggande kontorsuppgifter som hjälper till att främja kommunikation mellan avdelningarna och med kunderna. När callcenterverksamheten går ut på att ta emot beställningar från kunder kommer callcenterns backoffice vanligtvis också att sköta de uppgifter som är förknippade med orderuppfyllelse.
De flesta funktioner som är förknippade med ett callcenter-backoffice är desamma som med alla andra typer av affärsverksamhet. Ett bra exempel på dessa funktioner har att göra med redovisningsprocessen. Denna del av ett kontor kommer att innehålla en redovisningsavdelning som har till uppgift att hantera verksamhetens skulder och fordringar, inklusive skapande och utfärdande av fakturor till kunder och mottagande av betalningar till dessa kunder. Beroende på vilken typ av callcenter det handlar om kan redovisningsarbetet fokusera på att förbereda och skicka fakturor till andra företag som lägger ut vissa funktioner till callcentret, eller arbeta med ekonomiavdelningen för företaget som äger och driver callcentret för egen del. interna syften.
Det är inte ovanligt att ett callcenter-backoffice som drivs enbart till förmån för ett specifikt företag också är inblandat i orderutförandeprocessen. Här tar callcentret emot en beställning och vidarebefordrar den till uppfyllnadscentralen. Därifrån förbereds produkterna för leverans till kunden, inklusive packning av föremålen och schemaläggning av försändelsen med en budtjänst eller annan typ av fraktenhet. Informationen skickas sedan vidare till ekonomiavdelningen, som kan fakturera för beställningen plus frakten i tid.
Det exakta utbudet av funktioner som hanteras av ett callcenters backoffice kommer att bero på arten av den inblandade verksamheten samt hur företaget är strukturerat. För det mesta kommer all typ av administrativ och stödjande verksamhet som bedrivs av centret att betraktas som en backoffice-funktion. När någon av dessa funktioner störs av någon anledning, kan effekten på mitt- och frontkontorets verksamhet i callcentret påverkas avsevärt, vilket orsakar stora svårigheter för verksamheten som helhet.