Ett automatiserat informationssystem är helt enkelt ett system genom vilket information bearbetas för insamling och distribution genom en serie automatiserade processer. Systemet kräver ofta mycket lite mänsklig interaktion förutom installation och underhåll. Det används ofta för att komma åt information och skicka ut den till enskilda. De som använder dessa typer av system inkluderar regeringar, bibliotek och privata företag.
Användningen av ett automatiserat informationssystem, även känt som ett automatiserat informationshanteringssystem, kan vara till stor nytta både för statliga institutioner och privata företag. Processen att snabbt sprida information genom ett automatiserat system kan spara många timmar av tråkigt arbete, vilket ger en kostnadsbesparing för den enhet som behöver få den informationen distribuerad. Den här typen av system kan göra allt från att påminna folk när en räkning beror på en varning om en potentiellt allvarlig situation.
Ett exempel på ett automatiserat informationssystem många i USA känner till är Amber Alert-systemet. Detta system är ett rikstäckande nätverk som är automatiserat för att varna individer om ett eventuellt bortfört barn. Systemet kan finjusteras så att information skickas ut till ett begränsat geografiskt område där barnet sannolikt befinner sig. Inom några minuter kan den visas eller sändas på trafikskyltar, tv och radio, e-post, telefonsamtal och till och med textmeddelanden till mobiltelefoner. Att använda individer för att sprida denna information skulle inte bara vara mycket kostsamt, utan också slösa bort värdefull tid, vilket gör att en eventuell förövare kan fly med barnet.
Ett automatiserat biblioteksinformationssystem är ett som är särskilt användbart för dem som letar efter specifikt biblioteksmaterial. Ofta finns hela kortkatalogen för ett bibliotek tillgänglig både i själva biblioteket, via bibliotekets nätverk och online. Så snart böcker har skannats in kommer de omedelbart att visas som tillgängliga, utan att bibliotekarien behöver göra något ytterligare. Onlinefunktionerna hos denna typ av automatiserade informationssystem är särskilt bekväma för biblioteksanvändaren. Det finns ingen anledning att gå till biblioteket, bara att bli besviken om det önskade materialet inte finns tillgängligt, eftersom det kan kontrolleras direkt hemifrån.
I privata företag kan ett automatiserat informationssystem också vara mycket viktigt, särskilt när det kommer till försäljning och kundnöjdhet. Till exempel kan de som genomför massmarknadsföringskampanjer per telefon använda dessa system för att hålla reda på kunder. Vissa sådana system kommer inte bara att slå numret, utan kan tillhandahålla hela försäljningsargumenten. I andra fall kommer den ringande telefonen att dirigeras direkt till en live-marknadsförare. Denna typ av system kan också hålla reda på anställdas timmar och löner.