Arbetsflöde består av de stadier som ett företag eller en anställd går igenom för att tillhandahålla en produkt eller tjänst till sina kunder. Ett automatiserat arbetsflöde är när dessa steg stöds av datorer eller andra maskiner. För att automatisera arbetsflödesprocessen måste man först bryta ner stegen som ingår i processen. Efter att företaget har ett fast grepp om varje steg i arbetsflödesprocessen, innebär att skapa ett automatiserat arbetsflöde att mata in arbetsflödesprocessen i programvara för hantering av arbetsflöden, som sedan automatiserar processen.
De främsta fördelarna med automatiserat arbetsflöde är att det sparar arbetstid för de anställda och därför sparar företaget pengar. Automatiserad arbetsflödesprogramvara har rapporteringsmöjligheter, så att ett företag kan identifiera när det behöver ytterligare personal för att hantera arbetsbördan eller när företaget har fler anställda än vad det gör för dem att göra. Automatiserat arbetsflöde eliminerar de manuella processerna för att mata in data eller lämna över en fil till nästa person som behöver arbeta med filen. Istället, efter att den första uppgiften är klar, varnar automatiserade arbetsflödessystem nästa person om nästa uppgift, och alla inblandade i processen har tillgång till samma information.
Ett exempel på ett automatiserat arbetsflöde som används är ett sjukhus. Med automatiserat arbetsflöde, när en receptionist checkar in en patient i systemet i väntrummet, får sjuksköterskan en varning på datorn om att en patient väntar och i vilket rum. Efter att sjuksköterskan samlat in information från patienten och matat in den i datorn får läkaren ett larm om patienten och i vilket rum patienten väntar. När sjuksköterskan och läkaren anger information genererar ett automatiserat arbetsflöde informationen tillbaka till receptionisten, som hanterar patientbelastningen.
I det här exemplet sparar ett automatiserat arbetsflöde personalen från att mata in patientdata i datorsystemet eller patientfilen flera gånger – när receptionisten checkar in patienten, när sjuksköterskan ser patienten och igen när läkaren träffar patienten. Detta minskar patientens väntetider, eftersom efter att receptionisten anger patientinformation vid incheckning, skickas informationen automatiskt till sjuksköterskans dator och igen vidare till läkaren efter att sjuksköterskan matat in ytterligare information om patienten. Detta automatiserade arbetsflöde ger sjukhuset större effektivitet och gör det i slutändan möjligt att ge bättre vård för patienterna.