Ett kapitalförvaltningssystem är en uppsättning procedurer som används för att hantera alla tillgångar hos ett företag eller en individ. Dessa tillgångar kan inkludera både fysiska och digitala tillgångar. Asset Management-systemet måste hantera och underhålla detaljerna för varje tillgång, inklusive deras val, underhåll, inspektion, skydd och förnyelse. Dessa system är mest användbara när ett företag har tillgångar som har en kort livslängd och som sjunker i värde under tillgångens livslängd.
Ett system kan vara ett fysiskt system där tillgångarna spåras med en serie processer och dokumenteras manuellt. Systemet kan vara inrymt i en mjukvara som spårar alla företagets tillgångar elektroniskt. Ett mjukvarusystem för tillgångshantering gör att företaget kan spåra och rapportera om alla sina företagstillgångar från en plats istället för att samla information från flera platser.
Ett kapitalförvaltningssystem upprätthåller ett register över var och en av tillgångarna som företaget har lagt in i systemet. Asset management-systemet kan innehålla information om tillgångsservicescheman, underhållsregister, tillgångens nuvarande värde och ett schema för tillgångsersättning. Inom mjukvarupaketet kan vissa rapporter eller utlösare ställas in för att bibehålla regelbundna underhålls- och ersättningscykler.
Asset Management-systemet är bara så bra som informationen som finns i det. Det är absolut nödvändigt att företaget lägger in bra information om sina tillgångar i systemet. Denna information bör också underhållas regelbundet och uppdateras med eventuella förändringar i företagets tillgångar. Om informationen inte underhålls på rätt sätt kommer företaget inte att ha ett bra värde för sina affärstillgångar på sina böcker.
Att hantera digital tillgångsinformation i kapitalförvaltningssystemet kommer att hjälpa företaget i händelse av en revision eller katastrof eller i en rättegång. Om tillgångshanteringssystemet inte bara innehåller information om en specifik dator utan även programvaran som är installerad på den datorn, kommer det att under varje upptäcktsprocess vara mycket lättare för företaget att svara på specifika förfrågningar. I händelse av en katastrof, som en brand eller en kraschad dator, kommer företaget att kunna byta ut datorn för en specifik anställd mycket snabbare med korrekt tillgångsinformation.
Valet mellan ett fysiskt eller mjukvarudrivet kapitalförvaltningssystem är ett som måste göras av varje företag eller individ med tillgångar. Generellt gäller att ju fler tillgångar man måste förvalta, desto mer sannolikt är det att välja ett digitalt system. Ett bra system för fysisk tillgångshantering som kan underhållas av varje plats kan dock visa sig vara bättre för vissa företag.