Användarnamn är en viktig komponent för identifiering som används med många datorapplikationer. Tillsammans med ett lösenord eller en lösenordsfras hjälper användarnamnet till att identifiera en slutanvändare som har behörighet att komma åt programmet och använda de resurser som tillhandahålls. Utan ett giltigt användarnamn är det omöjligt att få tillgång till programmet.
Användningen av en kombination av användarnamn och lösenord är vanligt i både affärs- och personliga applikationer. I en arbetsmiljö skyddas bokföringsprogram, kundlistor och lagerlistor av ett användarnamn och lösenord. Skulle någon försöka komma åt en skyddad lista eller databas utan att ange en giltig kombination av användarnamn och lösenord, kommer många system att låsa ut stationen där försöket ägde rum, vilket kräver att informationssystemavdelningen sätter in personal som svar på det eventuella intrångsförsöket.
Det är inte ovanligt att många arbetsstationer kräver en användarnamnsinloggning för att få tillgång till all data som lagras på systemets hårddisk. De flesta av de mer populära operativsystemen för stationära och bärbara datorer erbjuder användare möjligheten att skapa unika namn och lösenord som en del av en säkerhetsprocess. När användaren lämnar arbetsstationen låser han eller hon effektivt stationen från aktiv användning när han eller hon är borta. Vid återkomst anger den anställde den kombination av lösenord och användarnamn som krävs och kan återuppta arbetet.
Även gratistjänster som används av många individer kommer att använda en kombination av användarnamn och lösenord för att ge en viss grad av säkerhet för sina kunder. E-posttjänster online tillåter användare att skapa sina egna gratis kombinationer av lösenord och användarnamn, vilket begränsar åtkomsten till de elektroniska brevlådorna online. Anslagstavlor, chattrum och andra sociala nätverkssajter använder också namn och lösenord som ett sätt att tillåta nya medlemmar att skapa ett konto och börja njuta av funktionerna på sajten.
Även om många program och webbsajter inte kräver mer än en enkel kombination av användarnamn och lösenord, har den ökande incidenten med säkerhetsintrång och identitetsstöld lett till att många leverantörer kräver ytterligare information för att säkerställa slutanvändarnas integritet. Ett tillvägagångssätt är att inkludera en visuell bild som bekräftas tillsammans med lösenordet och det unika namnet innan full åtkomst beviljas. Ett annat vanligt tillvägagångssätt är att kräva att slutanvändaren läser och skriver in en sträng med ord eller tecken för att minimera användningen av sofistikerade hackerprogram som samlar in inloggningsdata och sedan försöker använda den för olagliga ändamål.
Många företag rekommenderar att man åtminstone ändrar lösenordet på en återkommande basis, för att öka säkerheten. Det finns dock ett växande antal online-enheter som kräver att slutanvändaren också ändrar användarnamnet då och då. Även om det är något obekvämt, kan detta nyare tillvägagångssätt också bidra till att minimera risken för olaglig användning av ett konto och eventuell skada på slutanvändarens rykte eller ekonomi.