Ett affärsscenario är en översikt över en uppsättning omständigheter som kan inträffa inom en affärsmiljö. Vanligtvis är ett scenario baserat på en kombination av händelser och faktorer som utgör den aktuella situationen för verksamheten, sedan förstärkt med några prognoser av möjliga händelser som kan inträffa i framtiden. Syftet med affärsscenariot är att avgöra vad som är mest sannolikt att inträffa om vissa händelser inträffar i framtiden, vilket gör att företaget kan vidta omedelbara åtgärder för att minimera negativa konsekvenser samtidigt som det positionerar sig för att ta vara på potentiella möjligheter.
Ett av de enklaste sätten att förstå ett affärsscenario är att överväga situationen för en kund som vill lägga en beställning. Under denna process kommer kunden att identifiera artiklarna han eller hon vill köpa och expediten eller annan affärsrepresentant kommer att lägga till dessa artiklar i beställningen. Under denna del av evenemanget finns det flera olika scenarier som kan uppstå som ett resultat av denna beställning. Uppgiften är att avgöra vilken som är mest sannolikt och se till att handlingssättet följs så att både företaget och kunden är nöjda med resultatet.
Ett möjligt affärsscenario för denna situation är att expediten eller säljaren kontrollerar och upptäcker att alla artiklar på kundordern finns i lager och tillgängliga för omedelbar leverans när betalningsarrangemang har gjorts. Resultatet här är att företaget gör en försäljning och kunden kan se fram emot att få de beställda varorna utan dröjsmål. Med detta affärsscenario är det inga komplikationer och resultatet är fördelaktigt för alla parter.
Ett alternativt affärsscenario är att en eller flera av de beställda artiklarna inte är tillgängliga. Här kan expediten försöka avleda en eventuell negativ reaktion genom att göra kunden medveten om den aktuella statusen för dessa föremål, samtidigt som han noterar ett specifikt framtida datum då den delen av beställningen kan uppfyllas. Om detta är acceptabelt för kunden, kan beställningen fyllas med en delleverans nu och en andra leverans senare för att fylla resten av beställningen. Med detta scenario är försäljningen fortfarande genomförd och det finns en god chans att relationen med kunden förblir stark.
Ett tredje affärsscenario skulle innebära att en eller flera av de beställda artiklarna inte är tillgängliga på grund av att de har utgått. Här kan expediten förlita sig på tidigare erfarenhet och historia med kunden och komma med förslag på ersättningar. Tanken är att flytta fokus bort från det som företaget inte längre kan tillhandahålla och placera det på det som företaget fortfarande har att erbjuda. Beroende på hur lämpliga alternativen råkar vara, kan detta scenario spela ut med att kunden är nöjd med ersättningarna och väljer att fortsätta affärsrelationen. Alternativt kan verksamheten förlora kunden eftersom den inte längre kan möta kundens behov och önskemål. Med detta olyckliga affärsscenario måste företaget hantera en förlust av kunden och de intäkter som genereras från det kontot, vanligtvis genom att söka en ny kund med en liknande affärsvolym.
Att sammanställa ett affärsscenario och följa det till en logisk slutsats kan ofta hjälpa företag att identifiera situationer som kan utgöra ett hot mot företaget. Alternativt kan scenariot utlösa idéer som i slutändan hjälper företaget att växa. Så länge scenariot är baserat på tillförlitlig information, kan användningen av den här typen av affärsverktyg gå långt mot att hjälpa ett företag att utnyttja tillgängliga möjligheter på bästa sätt samtidigt som resultat som skulle försvaga verksamheten och göra misslyckanden en stor möjlighet.