Depositionsbokföring registrerar och rapporterar finansiella transaktioner relaterade till två separata parter. Depositioner finns vanligtvis inom bank- och finansbranschen. Individer som får lån från banker, långivare och finansiella institutioner placerar vanligtvis pengar i spärr. Dessa medel frigörs efter att specifika lånevillkor är uppfyllda. Bokföringsrutiner skiljer spärrade medel från andra pengar i en redovisningsbok. Ingen av parterna har obegränsad tillgång till pengarna för ändamål utanför depositionsriktlinjerna.
Allmänna och räntebärande depositionskonton är de vanligaste i företagsmiljön. Hypoteksbolag använder i första hand allmänna spärrade konton. Köpare placerar pengar på detta konto för köp av bostad. Titeln eller bolåneföretaget kräver att köpare placerar pengar i spärr för framtida betalningar relaterade till bolåneräntor, husägares försäkring och fastighetsskatt. Räntebärande konton tillåter chefer att samla ränta på spärrade pengar för användning av parterna som är inblandade i den finansiella transaktionen. Allmänna spärrade konton för att inte ha denna funktion.
Ekvationen för depositionsredovisning är tillgångar lika skulder. Inget eget kapital eller balanserade vinstmedel återfinns i depositionsredovisning. Spärrade revisorer har ett förtroendeansvar för att behandla medel från båda parter i en finansiell transaktion. Revisorer måste skydda pengarna från förlust som kan hänföra sig till endera partens underlåtenhet att fullgöra sina uppgifter i den finansiella transaktionen. Finansiella transaktioner representerar individuella poster i huvudboken. Huvudboken innehåller information om alla finansiella depositionstransaktioner.
I likhet med vanliga redovisningsprocedurer kan huvudböcker i spärrredovisning använda underreskontra eller journaler för att registrera finansiella transaktioner. Kontantutbetalningar och kassakvittojournaler är de vanligaste som finns inom spärrredovisning. Kontantutbetalningsjournalen inkluderar finansiella transaktioner relaterade till betalning av spärrade medel. Utbetalning av spärrade medel sker när en eller båda parterna fullgör sina skyldigheter avseende spärrkontot. Kvittojournalen registrerar att alla pengar kommer in i depositionssyfte. Kvittojournalen kan innehålla detaljerad information om varje part i depositionstransaktionen, varje parts ekonomiska ansvar och annan relevant information.
Avstämningar är en viktig del av depositionsredovisning. Revisorer kommer att granska information om individuella spärrade konton på vecko- eller månadsbasis. Varje spärrat konto testas för att säkerställa att in- och utflöden av kontanter står för spärrade pengar. Skillnader i depositionskonton kan behöva korrigeras för att säkerställa att varje part är i full överensstämmelse med sina depositionsansvar. Spärrade konton utfärdar vanligtvis skriftliga uttalanden till varje part som anger det aktuella tillståndet för depositionskontot.