Ett ERP-system (Enterprise Resource Planning) är ett informationsteknologisystem som ett företag implementerar för att hjälpa till att automatisera sina interna affärsprocesser och aktiviteter. ERP change management är den specifika processen för att implementera ett nytt system för första gången eller byta från ett system till ett annat. Hela denna process involverar två olika storskaliga operationer: informationsteknologiintegration och förändringshantering. Storleken på företaget kommer vanligtvis att diktera ERP-ändringshanteringsprocessen eftersom systemet innehåller flera olika moduler eller sektioner.
Förändringshanteringsprocessen kan göras internt eller externt. Intern förändringsledning kommer att innebära att personal flyttas från sina dagliga arbetsaktiviteter till förändringsledningsgruppen. Företagsägare och chefer kommer vanligtvis att välja personer som har särskild kunskap om affärssystemet eller andra affärsavdelningar som kommer att ta emot det nya systemet. Stora företag med invecklad affärsverksamhet kommer ofta att använda detta tillvägagångssätt, eftersom de har personalen för att hantera denna process.
Extern ERP change management kräver att ett företag anlitar en managementkonsult eller annan förändringsledning. Dessa individer eller grupper har vanligtvis särskild kunskap eller expertis i förändringshanteringsprocessen. Att använda en extern grupp med ERP-ändringshantering kan vara mer fördelaktigt eftersom hela processen involverar teknisk IT-hårdvara och mjukvara.
Att installera ett helt nytt affärssystem när företaget inte har ett tidigare företagssystem är ofta enklare än att skriva över ett gammalt system. Äldre system kan kräva borttagning av gamla program- eller hårdvarupaket. Nyare teknik är ofta svår att integrera med äldre system, vilket kan resultera i högre kostnader för förändringshantering. Dessutom kan den äldre teknologiska hårdvaran ha litet eller inget räddningsvärde. Företag kommer ofta att förlora pengar om de inte kan sälja den gamla utrustningen.
Implementering av ett affärssystem börjar vanligtvis med en avdelning eller division. Beroende på företagets verksamhet och bransch eller sektor kommer företagare och chefer ofta att börja med ett mindre volymområde. Detta gör att företaget kan fortsätta sin huvudsakliga verksamhet under hela ERP-förändringsprocessen. Fel och problem kan också snabbt åtgärdas utan alltför många störningar. Anställda kan också vara mer villiga att hjälpa till med förändringsprocessen om de känner sig mer bekväma med processen och företagare och chefer arbetar med anställda snarare än runt dem.
Förändringsledning är inte nödvändigtvis en process som tar slut snabbt. Ändringar eller justeringar av affärssystemet under framtida tidsperioder kommer ofta att vara nödvändiga för att säkerställa att företaget kommer att maximera affärssystemets värde. När man använder ett externt förändringsledningsteam kan företaget behöva begära fortsatt support när det gäller tekniska analytiker eller kundtjänstanalytiker. Detta gör att företaget kan arbeta med ERP-leverantören för att åtgärda problem och problem.