Enterprise Content Management är en mjukvaruprodukt som hanterar skrivna dokument. Denna typ av programvara finns oftast i stora företag eller institutioner. Kravet på denna typ av programvara växte från användningen av ordbehandlingsprogram för att utveckla innehåll och behovet av att hantera denna process med ett stort antal redaktörer och bidragsgivare.
Det finns två klasser av företagslösningar för innehållshantering: innehållshantering för webbplatser och innehållshantering för affärsprocesser. Båda klasserna tillhandahåller en standarduppsättning funktioner och funktioner som är utformade för att förbättra hanteringen av dokument, redigering, versionshantering och godkännanden. Den faktiska implementeringen av dessa koncept skiljer sig mellan de två alternativen. Detta har en inverkan på den transparens och affärsprocess som krävs för att använda dessa system.
I ett företagsinnehållssystem för webbplatser publiceras resultatet av arbetsflödet på företagets webbplats. Alla dokument, utkast och versioner lagras och underhålls på en webbserver. För att komma åt detta system går användarna in på Internet och kommer åt företagets webbplats. De anger ett användarnamn och lösenord för att se innehållet de är ansvariga för att skapa, redigera och godkänna.
Varje dokument som ska publiceras på webbplatsen måste skapas i detta system. Artikelförfattaren skickar sedan in den till teamet för redigering. Olika användare kan komma åt dokumentet, redigera och spara sina ändringar. Programvaran spårar ändringarna som görs av varje person och håller versionerna i rätt ordning.
I slutet av redigeringsprocessen skickas dokumentet till godkännaren för granskning. Godkännaren granskar det slutliga utkastet och kan se alla ändringar och ändringar som gjorts och av vem. Efter godkännande publiceras dokumentet på hemsidan.
Affärsprocessen för företagsinnehållshantering ställs in på en nätverksansluten dokumentserver och är placerad bakom företagets brandvägg. Tillträde beviljas baserat på din position och ansvarsnivå. I den här miljön lagras alla dokument i ordbehandlingsprogram, vilket gör att användare enkelt kan använda befintliga verktyg för att uppfylla kraven.
Dokumenten kan vara mall- eller formulärbaserade och lagras i ett delat arkiv. Användare kommer åt mallarna och uppdaterar dem vid behov. Efter färdigställandet läggs dokumenten upp i den delade katalogen och ett meddelande skickas till nästa person i affärsprocessen. De granskar och redigerar dokumentet efter behov. Vid färdigställande godkänns dokumentet och inga ytterligare ändringar kan göras.