En virtuell uppringare är ett kommunikationsverktyg som används av kundtjänstanställda som virtuella receptionister, callcenteragenter eller representanter för telemarketingtjänster som ger dem möjlighet att utföra utgående telefonsamtal utan att ange ett telefonnummer för varje samtal. Denna elektroniska enhet kan programmeras att ringa ett telefonnummer genom att trycka på en specifik knapp. Genom att använda ett automatiskt uppringningssystem för att automatiskt kommunicera mellan två valfria punkter i ett telefonnätverk kan kundtjänstagenten vänta tills han/hon hör ett förutbestämt svar innan han hanterar telefonsamtalet.
Virtuella uppringare kan ge flera programvarualternativ som att förstå en levande person, upptagetsignaler och nå ett röstmeddelandesystem. Till exempel kan uppringaren programmeras för att fortsätta slå en upptagetsignal tills en levande person svarar. Telefonmenyerna kan också ge möjlighet att placeras på ”Ring inte”-listan och undvika möjligheten att ett företag får straff. Ett schemasystem kan visa exakt datum och tid ett telefonsamtal gjordes och om samtalet hanterades korrekt enligt företagets riktlinjer.
Kostnadseffektiva fördelar erhålls när du använder en virtuell uppringare. Produktiviteten ökar eftersom begränsade repetitiva telefonsamtal görs av kundtjänstpersonalen i ett callcenter. Callcenterpersonalen kan tilldelas olika kundkonton under ett schemalagt arbetspass istället för ett litet antal kunder. Programvarupriser för automatisk uppringning kan variera i kostnad och längd på tjänsten baserat på ett företags särskilda behov.
Det finns olika användningsområden för en virtuell uppringare. Ett förinspelat meddelande kan spelas upp med hjälp av en virtuell uppringare tills en anslutning upprättas och en potentiell klient kan lyssna på en lista med menyval innan de svarar. Detta är ett vanligt val för potentiella kunder som försäkrings-, bolåne- och fastighetsförslag för att ge en potentiell kund chansen att lära sig mer om ett företags produkter och tjänster. Detta skulle minska ett företags kostnader eftersom en riktad kundlista upprättas för framtida marknadsföringskampanjer.
Ett annat alternativ för en virtuell uppringare är ett litet företag som en blomsteraffär, en professionell arrangör eller restaurang som hyr ut till en potentiell lista över kunder för att öka semesteraffären. Flera telefonnummer kan ringas samtidigt tills en kund plockar upp sin telefon och en företagsrepresentant förklarar eventuella semesterrabatter.
Att använda en virtuell uppringare sparar tid och pengar för en organisation som kan göra det möjligt för den att effektivisera verksamheten och investera i mer personal och teknik och konkurrera effektivt på en global marknad.