En virtuell receptionist är en fras som används i affärsmässig mening och som hänvisar till en person som svarar i telefoner eller utför uppgifterna som en receptionist på plats, men som faktiskt inte befinner sig på den primära verksamhetens plats. Kundtjänstrepresentanter, telefonsvarare och till och med schemaläggare av möten kan alla klassificeras som en virtuell receptionist om de arbetar utanför anläggningen eller på en avlägsen plats. I de flesta fall arbetar receptionisten från ett hemmakontor.
Ett företag som anställer virtuella arbetare gör det ofta för att förbättra kundservicen genom att utöka tillgängligheten och täcka alla tidszoner samt spara pengar på omkostnader och lönekostnader. I den här rollen inkluderar en individs arbetsuppgifter vanligtvis att ta inkommande telefonsamtal. Ofta handlar det om uppmaningar om produktbeställning eller frågor om produktbeställning, men detaljhandeln är inte det enda fältet som sysselsätter virtuella arbetare. Till exempel anställer medicinska bemanningsföretag ibland dessa receptionister för att svara på inkommande samtal efter öppettider och schemalägga tillfälligt anställda att fylla i på sjukhus i området som har brist på personal.
En virtuell receptionist arbetar vanligtvis för ett företag som en oberoende entreprenör snarare än en anställd. Det finns undantag och vissa företag anställer distansarbetare på anställd basis. Det finns för- och nackdelar med varje situation, så de som söker arbete som virtuell receptionist eller distansarbetare bör överväga var och en noggrant. Vanligtvis görs arrangemanget mellan arbetare och företag som en ömsesidigt fördelaktig situation. Arbetaren har flexibiliteten att arbeta hemifrån, medan arbetsgivaren sparar pengar på datorhårdvara, el och andra driftskostnader.
Eftersom befattningen och beskrivningen är så varierande bör arbetssökande vara försiktiga när de söker efter dessa typer av tjänster. I verkligheten, även om det finns hundratals legitima företag som har jobb för dessa receptionister, är de inte alltid framträdande annonserade eller lätta att hitta. Undvik företag som påstår sig erbjuda jobb, men tar betalt för programvara eller andra föremål som de hävdar är nödvändiga för att utföra jobbet. I de flesta fall kräver ett legitimt jobberbjudande för virtuell receptionist endast tillgång till en dator med höghastighetsinternet, en dedikerad fast telefon och brusreducerande headset.
Branscher som anlitar dessa receptionister eller kundtjänstagenter är varierande och sträcker sig från försäkringsbolag, katalogåterförsäljare och blomsterhandlare till medicinska telefonsvarare och TV-reklamkampanjer. Chansen är stor att du kanske till och med har ringt och beställt en produkt nyligen eller kontaktat ett företags kundtjänst och nått en virtuell receptionist utan att ens veta om det.