En virtuell assistent är en administrativ kontorsassistent som tillhandahåller allmän kontorshantering från en avlägsen plats. Allmänna kontorsledningsuppgifter inkluderar kontorsuppgifter som dokumentarkivering, datainsamling och datalagring. Det kan också sträcka sig till juridisk hjälp och redovisningstjänster – i princip alla typer av kontorsarbete som kan utföras i den virtuella världen.
Ofta kallad VAs, karriärvägen för en virtuell assistent blev vanligare på 1990-talet när tekniken avancerade och företagskontoren alltmer decentraliserades. När täthet i städer och trängsel hjälpte till att stärka förorter under åren utvecklades randstäder. Företagsaffärer följde, vilket fick företag att öppna fler filialkontor i en mängd olika städer och delstater. Globaliseringen är nu en ytterligare kraft som driver företag utomlands att ta sig in på nya marknader och nya konsumenter. Behovet av att bemanna dessa kontor uppstod men var ofta förenat med en högre kostnad.
En virtuell assistent kan vara anställd på företaget han eller hon arbetar för eller så kan han eller hon vara en oberoende entreprenör. En VA kan distanspendla hemifrån, eller så kan han eller hon arbeta på företagets kontor och hantera en eller flera avlägsna platser.
VA-företag dyker alltmer upp och anlitar sina virtuella assistenter till företag. Virtuella kontorsleverantörer har vanligtvis cirka 10 virtuella assistenter som hanterar de virtuella kontoren för cirka 100 till 150 företag. Till exempel, om ett företag i New York City vill ha ett virtuellt kontor i Los Angeles, med hjälp av ny teknik, behöver det företaget inte öppna ett fysiskt filialkontor på USA:s västkust. Företaget kan helt enkelt köpa ett kontrakt med en virtuell kontorsleverantör.
Virtuella kontorsleverantörer ger kundföretaget en lokal adress och ett lokalt telefonnummer. En virtuell assistent är tilldelad att svara på samtalen för kundföretaget på den lokala adressen, svara i kundföretagets namn och vidarekoppla samtal till företagets huvudkontor eller tilldelade representant. Den virtuella assistenten hjälper också kundföretaget att rikta in sig på konsumenter utan att behöva vara i det geografiska området. Detta bidrar till att ge intrycket av att företaget har en levande och aktiv filial i den avlägsna staden.
Virtuella kontorsleverantörer kan också samla in företagets post, sortera den och omdirigera den. Den virtuella assistenten kan övervaka juridiska och affärsmässiga skyldigheter för kundföretaget så att det kan fungera i en annan stad, stat eller land. Ny internetteknik gör att de virtuella assistenterna kan hantera en rad företag eller kontorsplatser genom välorganiserad programvara. Tekniken gör det också möjligt för den virtuella assistenten att lappa genom samtal till andra städer eller länder sömlöst.