En chefssekreterare är en person som arbetar som administrativ assistent för en högsta chef. Detta är i allmänhet inte en sekreterartjänst på nybörjarnivå. Vanligtvis kommer detta jobb att kräva många års erfarenhet som sekreterare för övervägande högt uppsatta tjänstemän. Arbetsuppgifterna för en verkställande sekreterare kan utöka de för en traditionell sekreterare. Även om erfarenhet kan vara en bidragande faktor kan vissa arbetsgivare kräva en högskoleutbildning för att få denna position.
Examen från gymnasiet är vanligtvis den minsta acceptabla utbildningen för att arbeta som verkställande sekreterare. Medan han gick på gymnasiet kan individen ha utmärkt sig i affärs- och datorrelaterade kurser. Eftersom fältet för verkställande sekreterare kan vara konkurrenskraftigt, kan en högskoleexamen ge en individ en viss fördel för att säkra ett jobb. Vissa individer kan välja att ta en tvåårig associerad examen, medan andra kan välja en fyraårig kandidatexamen. Många människor som söker denna position som en karriär kan anmäla sig till ett affärsrelaterat program, såsom företagsekonomi, företagsledning eller kontorsadministration.
I de flesta fall är den verkställande sekreteraren den högra mannen eller kvinnan till en högst rankad chef i ett företag eller en anläggning. Sekreteraren är ofta den drivande kraften bakom kulisserna och ser till att verksamheten löper smidigt i vardagen. Det finns många uppgifter som utförs av en chefsassistent i denna position. Några av de vanligaste uppgifterna för den här typen av sekreterare kan inkludera att skriva brev på uppdrag av hans eller hennes chef, göra formulär, sammanställa kalkylblad och ta meddelanden. Dessutom kan sekreteraren ge administrativt stöd till andra chefer på avdelningen.
Ibland kan en verkställande sekreterare hitta sig själv inne i ett styrelserum och göra mer än att bara ta minuter. Sekreteraren kan behöva sitta i ett möte i sin chefs frånvaro och företräda honom eller henne. Medan sekreteraren kanske bara lyssnar på mötet och gör anteckningar för att leverera tillbaka till chefen, kan vissa behöva spela en aktiv roll, som att hålla ett tal eller hålla en presentation. Av denna anledning lägger många chefer mycket tid på att utbilda sin sekreterare för att säkerställa att personen kan ta en ledande position om det krävs i deras frånvaro.
Till skillnad från de flesta traditionella sekreterare kan en verkställande sekreterare spendera tid på att relatera aktiviteter för verkställande direktören utanför kontoret. Vissa sekreterare kommer att ansvara för att göra researrangemang för sin chef. Detta kan inkludera schemaläggning av flyg, göra hotellarrangemang och schemalägga bilservice. Ofta kan sekreteraren också bistå befattningshavaren med frågor som rör hans eller hennes personliga liv. Sekreteraren kan till exempel boka läkarbesök, ordna middagar och samordna möten utanför kontoret för chefen.