Rollen som en administrativ assistent och en verkställande samordnare är likartad, även om det också finns många skillnader. En verkställande samordnare har ett nära samarbete med en chef för att hjälpa till att samordna olika uppgifter. Administrativa assistenter kan arbeta med många olika personer samtidigt. Det är inte ovanligt att en samordnare representerar en medlem av ett företags ledningsgrupp; därför är kommunikationsförmåga avgörande.
En omfattande utbildningsbakgrund är verkligen en tillgång inom det verkställande samordningsområdet. Men önskvärda personlighetsdrag är mycket viktigare. Ofta kan en verkställande koordinator bli ombedd att hantera situationer med hög stress, inklusive att anställa och avskeda anställda. Således är förmågan att analysera och ta kontroll över alla utsedda uppgifter en värdefull tillgång. Samordnare kan också uppmanas att underlätta evenemang och funktioner – två saker som kräver kunskaper i sociala nätverk.
Vissa verkställande samordnare kan också vara ansvariga för att leda andra anställda. I det här fallet bör alla inlärda ledaregenskaper användas. Den roll som en verkställande samordnare måste spela beror i huvudsak på företaget eller organisationen som en samordnare är anställd av.
Som tidigare nämnts är en verkställande samordnare ungefär som en administrativ assistent. Den största skillnaden mellan de två är att en verkställande samordnare vanligtvis inte utför sekretariatsuppgifter som att skriva, arkivera och skapa databaser. Istället kan en samordnare skicka affärsbrev, skapa företagsmail och fungera som en mellanhand mellan en chef och en kund.
För många år sedan fanns inte verkställande samordnare. Istället placerades många av de uppgifter som samordnare utför idag under den bredare kategorin sekreterare. För närvarande har de olika uppgifter som krävs av en sekreterare delats upp i olika befattningsbeteckningar. Alla uppgifter som är nära relaterade till en enskild befattningshavare sköts nu av verkställande samordnare.
Akademiskt tenderar verkställande koordinatorer att ha en bakgrund på universitetsnivå. En sökande med en företags- eller chefsexamen kommer sannolikt att få en högre betald samordnartjänst än en person som inte har någon utbildning alls. Ändå är detta en jobbposition som ger individer med erfarenhet en chans att skaffa en topposition.
Ideella organisationer, advokatbyråer, logistikföretag och många andra typer av företag anställer verkställande samordnare. Dessa positioner kan hittas genom att ansöka direkt till ett företag eller genom att söka bland tillgängliga jobb som finns listade på arbetsförmedlingswebbplatser. Medan verkställande koordinatorer bär många hattar, är denna typ av jobbposition ofta givande.