En upphandlingslag är ett regelverk som dikterar hur en lokal eller regional myndighet skaffar varor och tjänster. Policyerna och förfarandena i en upphandlingsakt kan innefatta ansvaret för den styrelse som godkänner kontrakten för att upphandla varor och tjänster. Den beskriver vanligtvis också processen som varje affärsenhet måste följa för att bjuda på och säkra kontrakt med regeringen. För vissa lokala eller regionala myndigheter kan lagen också specificera ansvarsområden för den myndighet som administrerar kontraktet.
Upphandlingsregler för att få varor och tjänster kan variera beroende på land. Generellt sett beskriver bestämmelserna varje del av anbuds- och upphandlingsprocessen. Dessa föreskrifter beskriver vanligtvis styrelsens roll, den styrande myndighetens uppgifter och rutiner för affärsenheter som deltar i anbudsprocessen.
I de flesta länder är styrelsen det styrande organ som har till uppgift att övervaka upphandling av varor eller tjänster genom statliga kontrakt. Styrelsen säkerställer vanligtvis en rättvis process vid tilldelning av statliga kontrakt till affärsenheter. Generellt väljer styrelsen kontrakt som är förmånliga och kostnadseffektiva.
Metoder som beskrivs i upphandlingslagen beskriver normalt hur styrelsen uppmanar företag att delta i anbudsprocessen. Vissa upphandlingslagar kräver tillkännagivanden som är öppna för allmänheten för att bjuda på att säkra statliga kontrakt. Andra regler kan kräva begränsad budgivning när det finns ett begränsat antal möjliga leverantörer som är kvalificerade att tillhandahålla varor och tjänster.
När det finns undantag från standardmetoderna för anbudsprocessen, specificerar upphandlingshandlingen vanligtvis ansökningsmetoderna. Dessa undantag begränsar vanligtvis åtkomsten till budgivningsprocessen för en utvald grupp av företag. Undantagen kan omfatta särskilda önskemål om förslag och akuta köp.
I de flesta fall får affärsenheter som tidigare har uttryckt intresse av att tillhandahålla specifika varor eller tjänster förfrågningar om förslag (RFP). Regeringen kan be denna utvalda grupp av företag att lämna ett förslag utan att be om andra företag. Styrelsen kan tillämpa standardmetoderna för godkännande för att tilldela ett kontrakt från RFP:er.
Vanligtvis är ett akut köp acceptabelt när det finns ett akut behov av varor och tjänster. Omständigheter utanför regeringens kontroll som kan påverka den allmänna säkerheten kan kvalificera sig för att upphandla räddningstjänst, till exempel en naturkatastrof. Att ta med detta undantag i upphandlingsbestämmelserna kan ge styrelsen handlingsutrymme att tillhandahålla varor eller tjänster till allmänheten. Att bevara deras livskvalitet åsidosätter den tid det tar att slutföra standardanbudsprocessen.
De flesta upphandlingsbestämmelser kan beskriva funktionerna och ansvaret för den statliga myndighet som utför kontraktet med en affärsenhet. Byråns personal administrerar vanligtvis de betalnings- och tillhandahållandemetoder som krävs för tilldelade kontrakt. Myndigheten kan också se till att näringslivet följer upphandlingsbestämmelserna vid leverans av varor och tjänster.